Assistant·e de Direction H/F - Service Public
Les missions du poste
Au sein de la DRAC de Bourgogne-Franche-Comté, la CRMH de Bourgogne-Franche-Comté / site de Dijon est une équipe de 14 personnes qui exerce les politiques du ministère de la Culture concernant les monuments historiques sur le périmètre des départements de l'ancienne région Franche-Comté (Doubs, Jura, Haute-Saône, Territoire de Belfort). Au sein d'un territoire préservé, présentant des paysages remarquables de plaines et de moyennes montagnes, le patrimoine franc-comtois s'illustre par ses particularités historiques et architecturales.
Relations hiérarchiques : Sous l'autorité du Conservateur Régional des monuments historiques et de son adjoint.
Relations fonctionnelles : Les agents de la CRMH, les services de la DRAC, les services des autres administrations, les partenaires.
Au sein de la conservation régionale des monuments historiques ( (CRMH) du pôle Patrimoines et Architecture, vous contribuez au bon déroulement des activités de la CRMH et vous assistez le Conservateur régional des monuments historiques ainsi que le Directeur du Pôle Patrimoines et Architecture dans leurs organisations quotidiennes.
Descriptif des missions:
- Tenue des agendas et des plannings
- Accueil téléphonique, prise de rendez-vous, accueil des visiteurs
- Réservation et préparation des salles de réunion
- Préparation et suivi des réunions (constitution des dossiers, comptes-rendus, etc...)
- Recherche de documents, saisie, rédaction et mise en forme de divers documents (convocations, rapports, courriers, notes...)
- Gestion et suivi du courrier papier et électronique (enregistrement, transmission) du service ; gestion des courriers du chef de service et les conservateurs,
- Coordination avec le secrétariat de la CRMH sur le site de Besançon (transmission des données, navettes courriers, gestion des agendas etc.)
- Gestion de l'agenda du chef de service et des conservateurs
- Gestion des frais de déplacements du chef de service
- Gestion des CAOA, CDAOA et des experts (nomination, renouvellement, frais de déplacements, vacations...)
- Classement et archivage des documents et informations (papier et numérique)
- Traitement de dossiers ponctuels et suivi d'affaires réservées
- Participation à des travaux transversaux
Liaisons avec l'interne et l'externe: relations administration centrale du ministère de la Culture/de la DRAC/partenaires; coordination interne des informations.
Le profil recherché
Les connaissances, savoirs:
- Environnement professionnel: avoir une très bonne connaissance de l'organisation et des missions du Ministèrede la culture ; connaissance de l'organisation territoriale de l'État et des collectivités en région Bourgogne-Franche-Comté, bonne connaissance de l'environnement institutionnel et de leurs enjeux
- Techniques de communication
- Classement et archivage
Les compétences techniques, savoir-faire:
- Capacité d'analyse et de structuration du travail
- Capacités rédactionnelles et de mise en forme des documents
- Réactivité aux consignes, savoir planifier et respecter les délais (veille active)
- Maîtrise de l'outil informatique et bureautique (word, excel, powerpoint, publipostage, mailing...)
- Savoir planifier, alerter, rendre compte, hiérarchiser les priorités
- Techniques de documentation et de communication
Les compétences comportementales, savoir être:
- Discrétion et réserve impératives
- Capacité d'écoute avec sérénité et recul par rapport aux événements
- Facultés d'anticipation, d'adaptation et réactivité
- Savoir être courtois et diplomate
- Sens des initiatives et des responsabilités
- Travail en équipe
- Loyauté
- Rigueur et sens de l'organisation
