Secrétaire Polyvalent - Polyvalente H/F - EAM Les Massagues - UNAPEI 30
Secrétaire Polyvalent - Polyvalente H/F
EAM Les Massagues - UNAPEI 30 · Montpezat - 30 · CDD
Les missions du poste
Au sein d'un établissement médico-social accueillant des personnes lourdement handicapées (Foyer d'Accueil Médicalisé "Les Massagues" - UNAPEI 30) vous assistez l'équipe de direction et contribuez à garantir la qualité du service rendu aux personnes handicapées.
L'établissement est un Foyer d'Accueil Médicalisé, destiné à recevoir 44 résidents en internat et 6 personnes en accueil de jour.
Les personnes accueillies sont en situation complexe de handicap et peuvent présenter :
- Un polyhandicap
- Une psychose déficitaire, une déficience mentale avec troubles associés
- Un autisme ou un trouble envahissant du développement
- D'autres déficiences consécutives à une pathologie d'origine inconnue ou neurologique acquise
Votre mission :
- Accueil physique et téléphonique (réception des appels, prise de messages, orientation des appels vers les différents services) et réception des livreurs et des visiteurs
- Gestion du courrier (réception, traitement et diffusion de l'information, saisie et envoi du courrier), publipostage
- Soutien au fonctionnement administratif : travaux de bureautique (saisie et mise en forme de documents informatiques, tri, classement, archivage, numérisation...)
- Soutien au fonctionnement RH: préparation et distribution des contrats, des SDTC, entrée d'un salarié (clés, session informatique...)
- Réalisation des effectifs des repas sur le logiciel Webfil,
- Soutien au fonctionnement logistique : vérification des factures au regard des devis fournisseurs,
- Suivi des états de présence résidents (calendrier sortie, attestation de sortie, d'hébergement et de transport),
- Déclaration des sinistres à l'assurance
Nous recherchons une personne avec de l'aisance relationnelle, à l'écoute, diplomate, organisée, réactive et rigoureuse.
Vous êtes adaptable et avez le sens du service.
Vous êtes à l'aise avec le Pack office et les outils numériques.
Prise de poste: 05/01/2027
L'établissement est un Foyer d'Accueil Médicalisé, destiné à recevoir 44 résidents en internat et 6 personnes en accueil de jour.
Les personnes accueillies sont en situation complexe de handicap et peuvent présenter :
- Un polyhandicap
- Une psychose déficitaire, une déficience mentale avec troubles associés
- Un autisme ou un trouble envahissant du développement
- D'autres déficiences consécutives à une pathologie d'origine inconnue ou neurologique acquise
Votre mission :
- Accueil physique et téléphonique (réception des appels, prise de messages, orientation des appels vers les différents services) et réception des livreurs et des visiteurs
- Gestion du courrier (réception, traitement et diffusion de l'information, saisie et envoi du courrier), publipostage
- Soutien au fonctionnement administratif : travaux de bureautique (saisie et mise en forme de documents informatiques, tri, classement, archivage, numérisation...)
- Soutien au fonctionnement RH: préparation et distribution des contrats, des SDTC, entrée d'un salarié (clés, session informatique...)
- Réalisation des effectifs des repas sur le logiciel Webfil,
- Soutien au fonctionnement logistique : vérification des factures au regard des devis fournisseurs,
- Suivi des états de présence résidents (calendrier sortie, attestation de sortie, d'hébergement et de transport),
- Déclaration des sinistres à l'assurance
Nous recherchons une personne avec de l'aisance relationnelle, à l'écoute, diplomate, organisée, réactive et rigoureuse.
Vous êtes adaptable et avez le sens du service.
Vous êtes à l'aise avec le Pack office et les outils numériques.
Prise de poste: 05/01/2027
Le profil recherché
Experience: 1 An(s)
Compétences: Mettre à jour un dossier, une base de données,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Classer des documents
Qualification: Employé qualifié
Secteur d'activité: Hébergement social pour handicapés mentaux et malades mentaux
Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Compétences: Mettre à jour un dossier, une base de données,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Classer des documents
Qualification: Employé qualifié
Secteur d'activité: Hébergement social pour handicapés mentaux et malades mentaux
Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.