Assistant Administratif Bureau d'Étude H/F - Groupe Sovitrat Sov' Btp Sov' Industrie

ASSISTANT ADMINISTRATIF - BUREAU D'ÉTUDES (H/F)

Lieu : Marseille (13003)
Contrat : CDI - Temps plein
Temps de travail : 37 heures par semaine - 11 RTT
Rémunération : Entre 2 100 € et 2 500 € brut mensuel selon profil et expérience.

Présentation du poste

Nous recherchons un(e) Assistant(e) administratif(ve) pour intégrer un bureau d'études spécialisé dans les travaux d'installation de chauffage, climatisation, ventilation, traitement d'air et plomberie-sanitaire.

Rattaché(e) au Directeur du Bureau d'Études, vous assurez un véritable rôle de support administratif auprès des chiff reurs et participez à la gestion et au suivi des appels d'offres.

Vous contribuez également à l'organisation administrative du service et à l'amélioration de ses outils de travail.

Vos missions

1. Gestion administrative des appels d'offres

Réception et enregistrement des appels d'offres.

Création et classement des dossiers.

Vérification des pièces administratives.

Préparation des courriers et documents de réponse.

Gestion des échéances et relances.

Archivage et suivi des dossiers.

2. Suivi des appels d'offres

Mise à jour des tableaux de bord.

Suivi des dossiers gagnés, perdus ou en attente.

Analyse des motifs de perte.

Suivi des montants proposés.

3. Gestion des dossiers administratifs

Préparation des pièces administratives.

Mise à jour des attestations.

Gestion des DC1, DC2, assurances, KBIS et certificats QUALIBAT.

Vérification de la conformité des dossiers.

4. Participation aux mémoires techniques

Création et mise à jour des trames de mémoires techniques.

Intégration des informations générales de l'entreprise.

Mise à jour des moyens humains et matériels.

Mise en forme des documents.

Collaboration avec les chiff reurs pour les parties techniques.

5. Gestion des références chantiers et QUALIBAT

Création et mise à jour de la base de références chantiers.

Intégration des photos et classement des réalisations.

Mise à jour des descriptifs techniques.

Constitution des dossiers QUALIBAT.

Collecte des justificatifs et suivi des échéances de renouvellement.

6. Support administratif du Bureau d'Études

Assistance quotidienne aux chiff reurs.

Préparation et mise en forme des dossiers.

Classement et archivage.

Suivi administratif des affaires.

Participation à l'amélioration des outils et procédures.

Profil recherché

Une première expérience dans un environnement technique ou BTP est appréciée.

Très bonne maîtrise du Pack Office, notamment Excel et Word.

Bonne aisance rédactionnelle.

Organisation, rigueur et autonomie.

Sens des priorités.

Esprit d'équipe et discrétion professionnelle.

Une connaissance des marchés publics, des appels d'offres ou de QUALIBAT constitue un véritable avantage.

Les avantages

CDI à temps plein.

37 heures hebdomadaires avec 11 RTT.

Rémunération entre 2 100 € et 2 500 € brut mensuel.

Poste basé à Marseille (13003).

Poste nouvellement créé offrant une forte autonomie.

Entreprise à taille humaine.

Équipe dynamique et bienveillante.

Accompagnement à la prise de poste.

Experience: 1 An(s)

Compétences: Classer des documents,Mettre à jour un dossier, une base de données,Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité,Utiliser les outils numériques

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Activités des agences de travail temporaire

Liste des qualités professionnelles:
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.