Assistant Technique Tramway H/F - Safege

SAFEGE recherche un(e) Assistant(e) technique pour ses bureaux situés dans le quartier des Deux Lions à Tours. Vous apportez un appui administratif et technique aux équipes intervenant sur des opérations de travaux publics et contribuez au bon suivi des dossiers, des documents et des échéances.

VOS MISSIONS

Gestion documentaire et suivi des visas :
- Réceptionner, enregistrer, contrôler et diffuser les documents transmis par les entreprises.
- Assurer leur classement, leur codification, leur mise à jour et leur archivage dans la GED (Mezzoteam), en vérifiant versions, indices, signatures et annexes.
- Tenir à jour les registres documentaires et le registre des visas, suivre les demandes de validation et diffuser les documents validés.
- Relancer les interlocuteurs sur les documents manquants ou à corriger.

Suivi administratif des travaux et des sous-traitants :
- Vérifier la présence et la complétude des pièces attendues avant le démarrage des travaux : PAQ, PPSPS, assurances, agréments, organigrammes, plannings, plans de contrôle et documents d'exécution.
- Collecter et contrôler les dossiers administratifs des sous-traitants, suivre les demandes d'agrément et actualiser les registres.
- Assurer la tenue des registres contractuels : courriers, ordres de service, visas, non-conformités et réserves.
- Enregistrer les fiches de non-conformité (FNC), suivre leur traitement et leur clôture et actualiser les suivis qualité.
- Participer au suivi des marchés et des demandes d'attachements, vérifier la présence des justificatifs et préparer les pièces pour validation.

Réception des travaux et suivi qualité :
- Préparer et diffuser les documents nécessaires aux opérations préalables à la réception et à la réception (fiches OPR, procès-verbaux, listes de réserves).
- Organiser le suivi des réserves, contrôler la complétude administrative des DOE (dossiers des ouvrages exécutés) et préparer les remises documentaires au maître d'ouvrage.
- Mettre à jour les tableaux de suivi et assurer le classement et l'archivage des dossiers.

Organisation et assistance administrative :
- Organiser les réunions : convocations, réservation de salles, réunions Teams, préparation et diffusion des ordres du jour et comptes rendus.
- Participer au suivi des demandes d'arrêtés de circulation : tenue d'un tableau de suivi, vérification des pièces justificatives et relances si nécessaire.
- Réaliser diverses tâches administratives, dont la saisie de factures et la mise à jour de tableaux.

PROFIL RECHERCHÉ
Vous justifiez impérativement d'au moins 3 ans d'expérience en assistanat technique dans l'environnement des travaux publics (TP), du BTP ou du génie civil. Vous connaissez les opérations de travaux et leur vocabulaire technique.

Compétences indispensables :
- Maîtrise du Pack Office, notamment Word, Excel et Outlook.
- Bonne connaissance de l'environnement TP et des documents associés.
- Capacités de suivi administratif, de contrôle et de gestion documentaire.

La connaissance d'une GED (idéalement Mezzoteam), des procédures qualité et des documents de chantier (PAQ, PPSPS, DOE, visas, FNC) constitue un atout mais non obligatoire(formation interne possible).

Vous êtes rigoureux(se), organisé(e), autonome et méthodique. Vous savez gérer plusieurs dossiers et communiquer avec des interlocuteurs variés.

CONDITIONS DU POSTE
- Contrat : CDD à temps partiel (mi-temps), 17 h 30 par semaine.
- Prise de poste : dès que possible.
- Durée : jusqu'à fin 2030.
- Organisation du temps de travail à convenir avec la personne recrutée : demi-journées réparties sur 5 jours ou 2,5 journées par semaine.
- Lieu : bureaux SAFEGE, quartier des Deux Lions, Tours.
- Aucun diplôme spécifique exigé.

Experience: 3 An(s)

Compétences: Planification des tâches et gestion des priorités,Bureautique et outils collaboratifs,Planifier et organiser des réunions,Relayer de l'information,Créer, organiser ou coordonner un évènement,Appliquer un cadre juridique ou réglementaire,Suivre un contrat, vérifier le respect des clauses contractuelles,Maintenir à jour les dossiers administratifs,Réalise le traitement administratif de dossiers (frappe de courriers, mise en forme de documents, etc.),Rédiger un compte rendu de réunion,Rédiger un écrit professionnel,Tenir à jour des agendas personnels et partagés,Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité,Classer des documents,Collecter et analyser des données, des informations,Assurer la gestion administrative d'une activité,Contrôler la conformité des procédures internes,Gérer les appels téléphoniques entrants et sortants,Connaissance du secteur Travaux Publics

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Ingénierie,études techniques

Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve de sens des responsabilités : Capacité à engager sa responsabilité pour atteindre un objectif clairement exprimé et à signaler les éventuels freins à lever pour atteindre l'objectif.