Assistante Administrative - Ville Pontarlier H/F - Communes

Assurer l'accueil et les tâches administratives de l'établissement.

- Accueil physique et téléphonique des publics, des usagers et des enseignants ;
- Edition, gestion et acheminement de la correspondance interne comme externe ;
- Gestion de l'information, classement et archivage de documents physiques et numériques ;
- Gestion des plannings des salles, de l'agenda du conservatoire, des présences des élèves et des enseignants ;
- Information par sms, mail et téléphone des responsables légaux de tout changement imprévu dans la scolarité ;
- Édition de tout document, à caractère administratif comme relatif à la scolarité ;
- Saisie et suivi des dossiers dans les bases de données du progiciel de scolarité ;
- Préparation des dossiers d'examens ;
- Édition et gestion des contrats et frais de déplacements des membres de jury ;
- Mener des enquêtes et établir des rapports statistiques propres au service ;
- Édition et suivi des supports physiques comme numériques de communication de l'établissement ;
- Édition des supports physiques de communication à l'aide de progiciels ;
- Établir des échanges constants avec les enseignants, la direction de l'établissement et les services de la collectivité ;
- Participer aux réunions organisées par le service, la Direction ou la Ville.

- Avoir le goût et le sens de l'accueil en présentiel, par mail comme par téléphone ;
- Faire preuve de bonnes qualités relationnelles ;
- Faire preuve de rigueur, anticipation et d'organisation ;
- Bonne connaissance des procédures administratives et du service ;
- Maîtrise des techniques de secrétariat (dactylographie, sténotypie, prise de notes, ...) ;
- Maîtrise des techniques de recherche documentaire ;
- Bonne connaissance de la gestion de l'information ;
- Maîtrise du classement et de l'archivage ;
- Maîtrise des outils informatiques de bureautique (word, excel, power point en particulier) ;
- Maîtrise du logiciel de scolarité et de l'intranet Ville ;
- Maîtrise de progiciels de Publication Assistée par Ordinateur (Photoshop Eléments en particulier) ;
- Être ponctuel et disponible.