Assistante Administrative - Mairie de Saint-Omer H/F - Communes

Aider le Responsable en assurant la gestion opérationnelle des procédures de marchés publics et la gestion globale des contrats (cahier des charges, procédure, aspect financier, traitement et suivi, etc.)
Contribuer à la continuité du service dans le respect des échéances réglementaires et contractuelles
Assurer un rôle de relais auprès des services de la Ville et des prestataires
Assurer le secrétariat
Engager la commande publique de la Ville (saisie informatique des bons de commande et suivi - en relais avec la personne en charge de cette mission)
Gérer et suivre la nomenclature des dépenses

Dimension humaine:
Posséder un esprit d'équipe
Disposer d'un savoir faire et savoir être par rapport aux contacts réguliers (physique et téléphonique) avec des professionnels, d'autres services municipaux, des élus et la hiérarchie (accueillir, renseigner, s'adapter, recevoir des représentants, filtrer, communiquer, etc.)
Faire preuve d'autonomie, de confidentialité, de rigueur, d'initiative, d'organisation
Faire circuler l'information
Etre disponible (horaire variable lors des remises de plis ou de dossiers à boucler)

Dimension environnementale:
Entretenir des relations externes vers les professionnels, les échanges avec d'autres collectivités, des institutions, les usagers (assurances)
Entretenir des relations internes avec les élus, les services, la hiérarchie
Planifier et gérer les CAO


Dimension technique:
Maîtriser l'outil informatique et la bureautique ; internet, téléphone, photocopieur, matériel divers de bureau, logiciel, etc.
Maîtriser les aspects réglementaires des marchés publics et achats (code, ccag, etc.) et des finances locales
Connaître le fonctionnement des collectivités territoriales
Avoir des notions relatives à l'exécution financières des marchés publics
Rédiger des notes et courriers
Engager la commande publique de la Ville (Saisie des bons de commandes et suivi)
Elaborer, mettre en forme et gérer des dossiers, cahiers des charges, courriers, etc.
Gérer le fichier fournisseurs et catalogues
Gérer et suivre les assurances

Dimension économique:
Respecter les orientations (projets, budget, procédure, délais, etc.)
Acheter juste (négocier, etc.)
Suivre le budget communal
Recenser les besoins annuels
Mettre en oeuvre les procédures adéquates
Respecter les délais de procédure et de paiement
Mesurer les dépenses (suivi de consommation, etc.)
Suivre les procédures de marchés et Commission d'Appel d'Offres
Organiser son temps
Planifier le travail (procédures, analyses, etc.)

Exercer un travail de bureau
Horaires variables en fonction des remises de plis, de dossiers à boucler
Les erreurs d'exécution peuvent avoir des incidences (illégalité/contentieux au niveau des marchés publics par exemple)