Agent d'Accueil Mairie - Commune d'Oraison H/F - Communes

Accueille, oriente et renseigne le public
Assure ponctuellement diverses tâches administratives du service des affaires générales

temps réparti sur 2.5 jours lundi, mardi et vendredi matin pour 18h00

Accueil physique et téléphonique du public
- Accueillir le public avec courtoisie (physique et téléphonique)
- Prendre des messages
- Recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques ainsi que les demandes au guichet
- Traduire le vocabulaire professionnel en langage clair et compréhensible par tous
- Mettre en relation des correspondants
- Renseigner sur l'organisation et le fonctionnement de la collectivité
Gestion et affichage d'informations
- Diffuser des informations ou des documents par voie d'affichage ou au sein des services

GESTION ADMINISTRATIVE ET SECRETARIAT
- Établir les attestations de recensement citoyen
- Réceptionner les dossiers de demande d'attestation d'accueil
- Gérer la réservation et tenir le planning de la salle du Conseil Municipal à jour
- Affranchissement du courrier
- Assurer le classement et l'archivage des documents administratifs lié au poste

ACTIVITES SECONDAIRES
ETAT CIVIL
Accueil et renseignement du public - Accueillir et renseigner les personnes sur les services de l'état civil
- Expliquer les modalités et procédures d'acquisition d'un acte d'état civil

AFFAIRES GENERALES
- Diverses tâches de secrétariat en renfort au service des affaires générales

SAVOIR : Niveau de formation et expérience(s) professionnelle(s)
Techniques d'accueil, de communication téléphonique
Techniques de recherche d'information
Maîtrise des outils informatiques et des logiciels spécifiques

SAVOIR FAIRE : Capacités professionnelles liées à la fonction
Accueil et orientation le public
Identification des informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel
Traitement des dossiers et saisie des documents
Gestion de l'information, classement et archivage de documents
Capacité à synthétiser et à restituer fidèlement une demande orale et/ou écrite
SAVOIR ETRE : Aptitudes requises
Excellente communication verbale
Ecoute
Discrétion
Diplomatie, patience
Rigueur