Assistant - Assistante du Secretariat General H/F - Direction Régionale de l'Environnement, de l'Aménagement et du Logement Occitanie (DREAL Occitanie)

La DREAL Occitanie compte environ 650 agent.e.s, réparti.e.s sur 13 départements et 16 sites.
Le secrétariat général en assure le pilotage des moyens internes et apporte son appui à la direction dans les domaines des ressources humaines, gestion financière, qualité, défense, informatique, logistique, immobilier, juridique. Il est composé de 70 agent.e.s.
L'assistant.e apporte son appui administratif auprès du secrétaire général et de son adjointe, ainsi qu'auprès des cadres et agents du service.
L'assistant.e du secrétariat général a pour rôle de coordonner toutes les missions transverses qui contribuent au bon fonctionnement du secrétariat général et de l'ensemble de ses entités.
- Organiser la préparation de réunions et le montage de certains dossiers notamment ceux liés aux instances du dialogue social de la DREAL ainsi que les évènements du service ;
- Gérer le courrier entrant et sortant(BALU SG notamment) et le suivi des parapheurs du SG;
- Assurer le suivi des agendas et les prises de rendez-vous;
- Participer à l'élaboration et la mise en forme de documents;
- Gérer la mise en ligne des documents dans les rubriques intranet du SG;
- Assurer la circulation de l'information et de la documentation au sein du service;
- Assurer le rôle de gestionnaire de Chorus DT pour le secrétariat général;
- Conduire l'actualisation du suivi des indicateurs du plan d'actions du secrétariat général;
- Tenir et mettre à jour les notes d'organisation et les arrêtés de délégation de signature de la DREAL;
- En collaboration avec l'unité UPAD, participer à la gestion administrative de l'astreinte ;
- Correspondant COM pour le Secrétariat Général.
- Correspondant «archivage» pour le Secrétariat Général.

Liaison hiérarchique:
Supérieur hiérarchique direct: secrétaire générale adjointe

Relations internes et externes:
En interne:
- Contacts avec l'équipe du SG, l'équipe de direction et les assistants de service, les directions de la DREAL et les agents.
- Relations avec certains services du (des) ministère (s)
En externe :
- Administrations d'État, opérateurs

Responsabilités tenant au poste ou au positionnement du titulaire:
- Respect de la confidentialité des informations relatives aux agents

Compétences techniques :
* Maîtrise des outils bureautiques et informatiques (Open Office, messagerie, logiciels spécifiques chorus DT, ...)
* Capacités rédactionnelles et maîtrise de la communication interne
* Connaissance des règles de classement et d'archivage

Compétences transversales :
* Capacité d'initiative et d'autonomie, force de proposition
* Sens de l'organisation
* Savoir rendre compte
* Rigueur et disponibilité
* Connaissance de l'environnement du service et des principaux interlocuteurs
* Savoir s'adapter aux situations et aux interlocuteurs
* Savoir hiérarchiser l'importance des informations et gérer les priorités

Compétences relationnelles :
* Être réactif et dynamique
* Accueillir, écouter et communiquer avec amabilité, courtoisie et diplomatie
* Assurer confidentialité, discrétion et déontologie
Les connaissances pourront être acquises dans le cadre d'un plan de formation.