Office Manager & Assistant de Direction H/F - Mercato de l'emploi

VSORA, entreprise française de semi-conducteurs fondée en 2015 et basée à Meudon-la-Forêt, développe des accélérateurs de calcul dédiés à l'inférence IA, pour exécuter les requêtes d'intelligence artificielle rapidement, efficacement et à grande échelle. VSORA se positionne comme une alternative européenne grâce à une architecture visant des performances plusieurs fois supérieures à celles des solutions existantes.

www.vsora.com

Pour accompagner notre croissance, nous recherchons notre Office Manager & Assistant(e) de Direction, un rôle clé au coeur de l'organisation, partagé entre la gestion de nos sites (environ 70 %) et l'assistanat de la Direction (environ 30 %). Ce poste polyvalent vous amènera à mener plusieurs projets et tâches de front : autonomie et sens de l'initiative y seront essentiels.
Office Management (70 %)



Gestion des sites

- Assurer le bon fonctionnement du site de Meudon et coordonner la gestion des sites en province (actuellement Nantes, Grenoble et Nice)

- Garantir des locaux et un environnement de travail fonctionnels, sûrs et agréables pour tous les collaborateurs



Maintenance, prestataires et travaux

- Piloter de manière proactive la maintenance des locaux et des équipements

- Sélectionner, coordonner et évaluer les prestataires (nettoyage, sécurité, maintenance, fournitures...), de la demande de devis jusqu'à leur validation et leur facturation

- Suivre les travaux sur site, en interface directe avec les entreprises intervenantes, dans le respect des délais, des budgets et de la qualité



Lien social et vie d'entreprise

- Contribuer à la qualité de vie au travail et à la cohésion des équipes, notamment en organisant les événements internes (séminaires, moments conviviaux, accueil des nouveaux arrivants...)

- Être le point de contact privilégié des collaborateurs pour toutes les questions pratiques

- Gérer l'accueil et le courrier, et contribuer au respect des règles d'hygiène et de sécurité



Assistanat de Direction (30 %)

- Gérer l'agenda du CEO : planification des réunions, priorisation des rendez-vous, préparation des dossiers

- Assurer la gestion administrative de certains contrats et dossiers confidentiels (préparation, circuit de signature, classement, échéances)

- Organiser les voyages et déplacements professionnels (transports, hébergements, logistique), en France comme à l'international

- Expérience réussie d'au moins 3 ans en office management, services généraux et/ou assistanat de direction, idéalement dans une start-up.

- Formation Bac +2/3 min en assistanat ou facility management

- Rigueur, organisation et proactivité : vous gérez plusieurs sujets en parallèle, anticipez les besoins et proposez des solutions

- Aisance relationnelle, sens du service et discrétion

- Expérience de la négociation avec des prestataires et du suivi d'un budget

- Maîtrise des outils bureautiques

- Anglais courant, à l'oral comme à l'écrit



Pourquoi nous rejoindre ?

- Un rôle transverse et visible, au contact direct de la Direction

- Des échanges réguliers avec des interlocuteurs extérieurs de haut niveau, aux côtés du CEO

- Une entreprise innovante, en pleine croissance, sur un secteur stratégique

- Une équipe à taille humaine où votre impact sera concret au quotidien

- Avantages : tickets restaurant, mutuelle et prévoyance



Informations pratiques

- Lieu : Meudon-la-Forêt (92), avec déplacements ponctuels sur les sites en province

- Contrat : CDI, à pourvoir dès que possible

- Rattachement : Chief of staff

- Rémunération : 42-57 K€ bruts annuels selon expérience



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