Assistant Administratif - Assistante Administrative H/F - France Travail
Assistant Administratif - Assistante Administrative H/F
France Travail · Harnes - 62 · Alternance
Les missions du poste
Bonjour, le GEIQ BTP HDF recherche pour l'un de ses adhérents un apprenti assistant administratif H/F :
Vos missions consisteront à :
1. Gestion administrative générale & Accueil
- Accueil physique et téléphonique : Réception des clients, des fournisseurs, des intervenants extérieurs et traitement des appels.
- Courrier et secrétariat : Gestion des e-mails, rédaction de courriers, comptes rendus de réunions, classements et archivage (numérique et papier).
- Logistique du bureau : Suivi des fournitures et gestion des plannings / agendas (directions, chargés d'affaires).
2. Suivi et préparation des chantiers
- Ouverture et création des dossiers : Enregistrement des nouvelles affaires dans l'ERP ou le logiciel de gestion de l'entreprise.
- Gestion de la sous-traitance : Rédaction des contrats de sous-traitance, vérification de la conformité des pièces légales (Kbis, attestations URSSAF, assurances décennales et responsabilités civiles).
3. Gestion financière, facturation et comptabilité
- Devis et commandes : Saisie et suivi des bons de commande, devis et avenants.
- Facturation : Préparation et émission des situations de travaux, métrés, factures clients et relances des impayés.
- Transmission comptable : Préparation et envoi des pièces justificatives au service comptabilité ou au cabinet externe.
4. Ressources Humaines (souvent en lien avec le terrain)
- Suivi du personnel : Relevé des heures / pointages des ouvriers et des intérimaires, gestion des congés et des absences.
- Dossiers du personnel : Préparation des éléments variables de paie et suivi des visites médicales ou formations (CACES, habilitations).
Le profil recherché
Experience: Débutant accepté
Compétences: Mettre à jour un dossier, une base de données,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Classer des documents
Qualification: Employé non qualifié
Secteur d'activité: Autre mise à disposition de ressources humaines
Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Compétences: Mettre à jour un dossier, une base de données,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Classer des documents
Qualification: Employé non qualifié
Secteur d'activité: Autre mise à disposition de ressources humaines
Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
