Shfd 75 - Assistant de Direction du Service du Haut Fonctionnaire de Défense H/F - Service Public

Vos activités principales
Au sein du cabinet du SHFD, l'assistant(e) de direction remplit les missions suivantes :
- la planification, l'organisation et le suivi des réunions : contacts, préparation des dossiers, éventuellement rédaction de compte-rendus ;
- la gestion des agendas et la planification des déplacements ;
- l'organisation, le suivi des déplacements et des frais de mission de la direction pour les agents hors pôle sécurité numérique avec l'outil CHORUS DT. Travail en binôme avec l'assistante administrative du C2MI (Toulouse), chargée des agents du PSN;
- la mise en forme et l'envoi des documents de l'ensemble des pôles du service avec classement rigoureux sous format électronique et papier;
- le dépôt, le retrait et l'enregistrement des courriers "arrivée/départ";
- l'accueil physique et le filtrage des appels téléphoniques du Préfet, haut fonctionnaire de défense adjoint, chef du service du fonctionnaire de défense et du sous-directeur de la protection du ministère;
- le filtrage et le transfert des courriels vers les pôles concernés ;
- la mise à jour du tableau des congés de l'ensemble du SHFD, du Préfet et du sous-directeur;
- la participation, en tant que de besoin, à la gestion des personnels du service (campagne d'évaluation, de compte épargne-temps, de mobilité, etc...);
- les tâches courantes inhérentes à un secrétariat : commandes de fournitures, gestion des stocks, logistique, en lien avec le gestionnaire budgétaire, informatique et logistique.


Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions
La compréhension des enjeux et priorités du service (SHFD) est primordiale. En effet, le titulaire est en contact permanent avec de nombreux interlocuteurs de tous niveaux au sein du ministère (cabinet ministre, secrétariat général et tous services et directions), les préfectures, les zones de défense, mais aussi les services des hauts fonctionnaires de défense et de sécurité (HFDS) des autres ministères, le secrétariat général de la défense nationale (SGDSN) et d'autres partenaires extérieurs.
Pour le bon fonctionnement du service, la communication des informations et les échanges au sein du secrétariat et du service sont primordiaux.
Le titulaire est en liaison constante avec le chef du service et son adjoint.
Badgeage 38h par semaine (horaires de journée).
Une habilitation au secret de la défense nationale est requise. Si le candidat retenu en est dépourvu, une procédure de demande sera engagée.

Poste bénéficiaire d'une NBI.

Domaine(s) fonctionnel(s) :
Administration générale
Emploi(s) type / Code(s) fiche de l'emploi-type :
Code fiche de l'emploi type (RMFP) : Assistant(e) de direction / DM046A

Groupe RIFSEEP :2 (pour les fonctionnaires)
Durée attendue sur le poste: 3 ans
Vos perspectives:
Ce poste permettra de consolider les connaissances dans le cadre de préparation à des concours aux grades supérieurs et d'acquérir une expérience professionnelle de haut niveau.

Vos compétences principales mises en oeuvre
Connaissances techniques
Avoir des compétences en informatique - bureautique - niveau maîtrise requis
Connaître l'environnement professionnel - niveau maîtrise requis
Avoir des compétences budgétaires et comptables -niveau initié
à acquérir
Avoir des compétences juridiques -niveau initié -à aquérir
Savoir-faire
Savoir appliquer la réglementation - niveau maitrise requis
Savoir analyser - niveau pratique requis
Savoir s'organiser -niveau maîtrise requis
Savoir travailler en équipe -niveau maîtrise -requis
Savoir-être

Avoir le sens des relations humaines - niveau maîtrise requis
Savoir s'adapter - niveau maîtrise requis
Savoir communiquer - niveau maitrise requis
Savoir accueillir -niveau maîtrise -requis
Savoir s'exprimer oralement - niveau maîtrise requis

Autres:
-Connaissances requises des logiciels bureautiques courants et PABLO, Maarch, REPONSES, CHORUS DT,WORD, EXCEL
- Strict respect de la confidentialité et parfaite loyauté
- Capacité à rendre compte
- Réactivité
- Rigueur et capacité à s'organiser en autonomie
- Bonne gestion des urgences et capacités à prioriser les dossiers et les travaux
- Polyvalence au sein d'une équipe resserrée
Pour déposer votre candidature
Personnels du ministère de l'Intérieur
http://ressources-humaines.interieur.ader.gouv.fr/images/Mobilite_2022/Formulaire%20mobilit%C3%A9%20avec%20PSA.docx
Personnels externes
https://www.interieur.gouv.fr/content/download/130980/1041719/file/formulaire-mobilite-avec-psa.docx