Office Manager H/F - Powesco

Afin d'accompagner notre structuration, nous recrutons notre Office Manager : un rôle clé, aux côtés de la direction générale, pour bâtir un cadre de travail à la hauteur de nos ambitions. L'Office Manager garantit le bon fonctionnement quotidien de l'entreprise : locaux, services généraux, prestataires, flotte de véhicules et support administratif à la direction. Dans un contexte de transformation et de croissance, il ou elle structure ces activités, formalise les procédures et contribue à la qualité de vie et des conditions de travail (QVCT). Rattaché(e) à la Direction Générale, vous assistez le président et le directeur de l'entreprise, dans un contexte de transformation et de structuration.
Vos missions
- Assurer les prises de rendez-vous à la demande des directeurs,
- Assurer la coordination des moyens généraux de l'entreprise,
- Rapporter de vos actions dans le cadre du SME de l'entreprise.

Domaines de responsabilité
Support administratif à la direction
- Gérer l'agenda et les rendez-vous de la direction générale.
- Superviser l'accueil, les appels, le courrier et les livraisons.
- Organiser le classement et l'archivage des dossiers.
- Réaliser et/ou mettre en forme des supports de présentation.
Support RH et administratif
- Organiser l'accueil logistique des nouveaux arrivants (poste de travail, badges, matériel) en lien avec la fonction RH.
- Aide à la préparation de la paie selon la procédure définie par la fonction RH.
Budget et pré-comptabilité
- Assurer la pré-comptabilité et la transmission des pièces à l'expert-comptable.
- Suivre et contrôler le budget de fonctionnement des services généraux.
Locaux et environnement de travail
- Assurer la gestion des locaux : aménagement, entretien, maintenance préventive et corrective.
- Préparer et conduire les déménagements internes liés aux réorganisations et à la croissance des équipes, y compris les travaux de cloisonnement, avec un objectif d'optimisation des surfaces.
- Gérer l'approvisionnement en fournitures et équipements.
- Contribuer à la qualité de vie et des conditions de travail (QVCT) en lien avec la direction et la fonction RH.
Prestataires et services généraux
- Accompagner la sélection et le pilotage des prestataires : nettoyage, déchets, plantes, accueil, courrier, maintenance.
- Contrôler la qualité des prestations et le respect des engagements contractuels.
- Suivre les échéances et renouvellements des contrats.
Santé, sécurité et conformité des locaux
- Organiser les vérifications réglementaires (électricité, extincteurs, sécurité incendie) et tenir les registres associés.
- Contribuer à la mise à jour du document unique d'évaluation des risques (DUERP) pour le volet locaux et équipements.
- Rendre compte de ses actions dans le cadre du système de management qualité de l'entreprise.
Flotte de véhicules
- Définir les typologies de véhicules et contractualiser avec les loueurs.
- Piloter le renouvellement et l'entretien du parc.
- Gérer les cartes carburant, badges de télépéage et le traitement des amendes, dans le respect de la procédure de désignation du conducteur.
Événements et amélioration continue
- Organiser les événements internes et externes (clients, collaborateurs).
- Formaliser les procédures des services généraux : demandes d'intervention, achats de fournitures, arrivées et départs, déménagements.

Experience: 5 An(s)

Compétences: Communication opérationnelle pour une collaboration multicanale et pluriprofessionnelle efficace,Gestion de projets collaboratifs,Normes rédactionnelles,Rédaction de comptes rendus,Rédaction d'écrits professionnels,Rédaction de rapports d'activité,Règles d'orthographe et de grammaire,Actualiser des processus, des méthodes et outils de gestion,Assurer la gestion administrative d'une activité,Evaluer régulièrement les processus internes,Faciliter la communication interne pour renforcer la cohésion d'équipe,Faciliter la résolution de questions et démarches administratives,Favoriser la collaboration entre les équipes selon les modalités (télétravail, coworking, etc),Favoriser un environnement de travail collaboratif,Favoriser un environnement de travail positif et motivant,Gérer la pré-comptabilité,Gérer les contrats de service et les fournisseurs,Identifier l'usage de nouveaux outils digitaux et insuffler de nouvelles méthodes de travail,Intégrer des outils numériques pour le suivi des dossiers,Maintenir un environnement de travail propre et organisé,Mettre en place des procédures pour améliorer l'efficacité opérationnelle,Optimiser les coûts et les dépenses d'une entreprise,Organiser des manifestations et des événements internes ou externes destinés aux clients, aux collaborateurs ou au personnel de l'entreprise,Planifier la gestion des locaux et des équipements,Réaliser la gestion administrative du personnel,Suivre le budget de fonctionnement du périmètre confié,Surveiller l'entretien des locaux et signaler les besoins de réparation,Travailler en transverse (marketing, ventes, efficacité commerciale, market access),Veiller à la qualité de vie au travail,outils bureautiques

Qualification: Agent de maîtrise

Secteur d'activité: Ingénierie,études techniques

Liste des qualités professionnelles:
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Avoir le sens du service : Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.