Secrétaire d'Élus H/F - Departement de Vendee
Secrétaire d'Élus H/F
Departement de Vendee · La Roche-sur-Yon - 85 · CDD
Les missions du poste
Le Département de la Vendée recrute, rejoignez-nous !Le dynamisme économique du Département de la Vendée s associe à un cadre de vie agréable apprécié de ses habitants. Premier Employeur public du département, nous comptons 2650 collaborateurs et environ 150 métiers différents.
Urgent : Contrat de collaborateur de groupe d'élus du 9.11 au 4.12 dans le cadre d'un remplacement maladie.
Au sein du Cabinet du Président et du Groupe d'élus, vous intégrerez une équipe engagée au service des élus départementaux.
Le service assure l'accompagnement administratif et organisationnel des élus, le suivi des dossiers institutionnels et la coordination des relations avec les partenaires de la collectivité, contribuant ainsi au bon exercice du mandat des élus et au fonctionnement de l'institution départementale.
Missions principales :
- Assurer le secrétariat des élus du groupe de la majorité départementale : gérer les agendas, les courriers, les appels téléphoniques et l'organisation des rendez-vous des élus.
- Assurer le suivi administratif et la gestion des dossiers confiés par les élus. Rédiger, mettre en forme et assurer le suivi des courriers, notes et documents de travail.
- Gérer les frais de déplacement des élus : saisie, contrôle, classement et archivage des pièces justificatives. Assurer le classement, l'archivage et la conservation des documents du groupe d'élus.
- Faciliter la circulation de l'information entre les élus, les services départementaux et les partenaires extérieurs.
Profil :
Formation de niveau Bac à Bac +2 dans les domaines du secrétariat, de l'assistanat de direction ou de la gestion administrative.
Expérience significative sur un poste d'assistant(e) de direction, de secrétariat de direction ou sur des fonctions administratives similaires.
Expérience souhaitée auprès d'élus ou dans un environnement institutionnel.
Bonne connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales et de leur environnement institutionnel.
Maîtrise des techniques de secrétariat et de rédaction administrative.
Maîtrise des outils bureautiques et collaboratifs (Pack Office, messagerie...)
Urgent : Contrat de collaborateur de groupe d'élus du 9.11 au 4.12 dans le cadre d'un remplacement maladie.
Au sein du Cabinet du Président et du Groupe d'élus, vous intégrerez une équipe engagée au service des élus départementaux.
Le service assure l'accompagnement administratif et organisationnel des élus, le suivi des dossiers institutionnels et la coordination des relations avec les partenaires de la collectivité, contribuant ainsi au bon exercice du mandat des élus et au fonctionnement de l'institution départementale.
Missions principales :
- Assurer le secrétariat des élus du groupe de la majorité départementale : gérer les agendas, les courriers, les appels téléphoniques et l'organisation des rendez-vous des élus.
- Assurer le suivi administratif et la gestion des dossiers confiés par les élus. Rédiger, mettre en forme et assurer le suivi des courriers, notes et documents de travail.
- Gérer les frais de déplacement des élus : saisie, contrôle, classement et archivage des pièces justificatives. Assurer le classement, l'archivage et la conservation des documents du groupe d'élus.
- Faciliter la circulation de l'information entre les élus, les services départementaux et les partenaires extérieurs.
Profil :
Formation de niveau Bac à Bac +2 dans les domaines du secrétariat, de l'assistanat de direction ou de la gestion administrative.
Expérience significative sur un poste d'assistant(e) de direction, de secrétariat de direction ou sur des fonctions administratives similaires.
Expérience souhaitée auprès d'élus ou dans un environnement institutionnel.
Bonne connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales et de leur environnement institutionnel.
Maîtrise des techniques de secrétariat et de rédaction administrative.
Maîtrise des outils bureautiques et collaboratifs (Pack Office, messagerie...)
Le profil recherché
Experience: 2 An(s)
Compétences: Mettre à jour un dossier, une base de données,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Classer des documents,Accueillir, orienter, renseigner un public
Qualification: Employé qualifié
Secteur d'activité: Administration publique générale
Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Compétences: Mettre à jour un dossier, une base de données,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Classer des documents,Accueillir, orienter, renseigner un public
Qualification: Employé qualifié
Secteur d'activité: Administration publique générale
Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.