Agent d'Accueil et Administratif de la Vie Associative - Commune d'Aubagne H/F - Communes
Les missions du poste
L'agent d'accueil propose une écoute active aux associations qui sollicitent le service de la vie associative et fait connaître les services mis à la disposition du tissu associatif.
- Accueil général : gestion de l'accueil physique et téléphonique, renseigné, orienter
- Travail de reprographie réalisé au bénéfice des associations aubagnaises, enregistrement sur tableau en vue de la comptabilisation des aides indirectes
- Relance téléphonique dans le cadre de l'événementiel du service de la Vie associative
- Gestion, organisation et valorisation de l'espace Maison de la Vie Associative : mise en valeur de l'espace, rangement des supports de communication (thématiques, publics cibles) mis à disposition du public fréquentant la structure, rangement quotidien des deux salles de réunion et de l'espace central
- Gestion des photocopieurs : s'assurer de leur opérationnalité, commande de papier et fournitures ad hoc, gestion des cartouches des photocopieurs (commande et recyclage)
- Suivi de la gestion des boîtes aux lettres des associations domiciliées au sein de la MVA (distribution du courrier)
- Valorisation des informations mises à disposition des associations ou par les associations (affichage, mise à disposition du public)
- Aide aux travaux de secrétariat (scan des documents, préparation de chemises dossiers....)
- Soutien logistique aux manifestations initiées et/ou accompagnées par le service de la Vie associative
- En fonction des besoins du service et à la demande du responsable ou de son assistante, déplacement à l'extérieur du service (appariteur)
- Mise à jour de la base de données des associations :
- Vous effectuez la saisie de toutes les nouvelles associations. Vous assurez la mise à jour (permanente) de toutes les données sur open asso.
Le profil recherché
- Sens de l'écoute et qualités relationnelles
- Aptitude au travail en équipe
- Connaissance et respect des procédures internes
- Discrétion et réserve professionnelle
Particularités du poste :
- Ce service est sujet à des rythmes de travail irréguliers ce qui peut amener des temps de surcharge.
- Horaires décalés avec des pics d'activité en fonction des projets et des obligations de la Direction
Evénementiel, Protocole et Vie Associative
