Assistant Administratif en Charge de l'Accueil - Syndicat Mixte de Gestion du Pnr des Ardennes H/F - Etablissements publics de coopération intercommunale

Assurer l'accueil physique et téléphonique des différents publics du Parc naturel régional des Ardennes, accompagner les porteurs de projets LEADER et garantir un appui administratif polyvalent au service des différents pôles, afin de contribuer au bon fonctionnement quotidien de la structure.

Accueillir le public sur place ou par téléphone :

- Accueille, informe et oriente le public sur les questions relatives à France Rénov, aux missions et activités du syndicat mixte et à son organisation,
- Oriente le cas échéant les demandes vers les services ou organismes compétents,
- Transmet les appels téléphoniques et toutes autres demandes aux interlocuteurs concernés (internes ou externes au syndicat mixte),
- Gère la boutique du Parc, y compris la gestion du stock et de la Régie,
- Assure la gestion logistique des réunions (réservation de salles, préparation des salles, convocations si besoin), des véhicules (réservation, gestion des clés et des entretiens), du matériel et de la maison du Parc (contact avec les prestataires et gestion des interventions),
- Assure l'approvisionnement des brochures et documentations disponibles pour le public

Réaliser des tâches administratives :

- Gère l'arrivée et le départ des courriers,
- Réalise la saisie et la mise en page des courriers, notes, comptes-rendus de réunions et documents administratifs,
- Crée et actualise les outils nécessaires à son activité : enregistrement de messages téléphoniques d'accueil ou d'attente, gestion des appels sur messagerie téléphonique, mise à jour des listes de téléphones internes, constitution et mise à jour des bases de données.

Accompagner les porteurs de projets du programme européen LEADER :

- Appuie les porteurs de projets sur la complétude des dossiers (collecte et vérification des pièces, relance auprès des porteurs de projets),
- Assure la traçabilité administrative de l'historique du dossier en cas de contrôle,
- Assiste les porteurs de projets sur l'usage du logiciel EUROPAC (création d'une fiche-tiers, signature des conventions, saisie des données...),
- Assure l'information des bénéficiaires concernant les règles applicables en matière de publicité européenne,
- Tient régulièrement informés les porteurs de projets du travail d'instruction sur leurs dossiers,
- Assure le contrôle de service fait sur place,
- Gère le secrétariat des instances de gouvernance du programme (relance des membres (double-quorum), relevé de décisions, notification des décisions...)

Missions et activités complémentaires :
- Peut être amené à tenir à jour la revue de presse du PNR
- Accueil du public sur certaines manifestations en lien avec les actions du Parc

Bac +2 avec expérience significative dans la gestion administrative, l'accueil ou l'instruction de dossiers.

Savoirs, connaissances générales demandées :
- Excellente maîtrise des outils informatiques (word, excel et ppt) et d'un standard téléphonique
- Maitrise rédactionnelle
- Maitriser et appliquer les procédures administratives
- Bonne connaissance des acteurs institutionnels
- Connaissances des règles de la commande publique
- Première expérience souhaitée dans la gestion de fonds publics

Qualités personnelles :
- Autonomie et sens de l'initiative.
- Capacités relationnelles.
- Capacité à travailler en équipe.
- Rigueur, organisation et capacité d'adaptation.

Permis B exigé.