Assistant E Administrative - Commune de Koungou H/F - Communes
Les missions du poste
L'assistant ou assistante de gestion
administrative recueille et traite les
informations, assure le traitement et la
gestion des dossiers administratifs du
service d'affectation, dans le respect des
procédures et des dispositions
réglementaires. Il assiste un ou plusieurs
responsables dans l'organisation du travail
d'une équipe ou d'un service
Gérer l'agenda , organiser les réunions et rendez-vous et en assurer le suivi.
Réceptionner, enregistrer, ventiler et assurer le suivi du courrier entrant et sortant, sur support papier et dématérialisé.
Rédiger et mettre en forme les courriers, notes, comptes rendus et rapports du service, et préparer les actes soumis à la signature.
Accueil et information du public
Assurer l'accueil physique et téléphonique du service, renseigner et orienter les usagers.
Recevoir les déclarations et doléances relevant de la compétence du service et en assurer la transmission aux agents concernés.
Gestion administrative des procédures
Assurer la saisie, l'enregistrement et le suivi administratif des documents produits par le service, notamment les rapports, mains courantes, procès-verbaux et autorisations, dans le respect des règles de transmission aux autorités compétentes.
Tenir les registres et tableaux de bord du service et assurer le classement et l'archivage des dossiers.
Préparer les éléments statistiques et le bilan d'activité du service.
Appui à la gestion des moyens du service
Assurer le suivi administratif des plannings, congés et absences des agents du service, en lien avec la Direction des ressources humaines.
Suivre les commandes, l'équipement et les fournitures du service, en lien avec le service des finances.
Le profil recherché
Maîtrise des techniques de secrétariat et des outils bureautiques ; qualités rédactionnelles ; sens de l'organisation et rigueur ; discrétion et respect du secret professionnel ; connaissance de l'environnement des collectivités territoriales et, si possible, du fonctionnement d'un service de police municipale.