Coordinateur·rice Administratif·ve H/F - Service Public

La création de ce poste s'inscrit dans la démarche de structuration et de modernisation engagée par la Maison Départementale de l'Enfance et de la Famille du Gers. Elle répond à la volonté de renforcer les fonctions d'appui
administratif de l'établissement, d'harmoniser les pratiques professionnelles et de sécuriser les procédures administratives.

Sous l'autorité de la Directrice, le·la Coordinateur·trice administratif·ve exerce une mission d'appui administratif transversal auprès de l'ensemble des services et des cadres de l'établissement.

Il·elle contribue à la qualité du fonctionnement administratif de la MDEF, à la fiabilisation des données, à la gestion documentaire, au suivi des projets institutionnels et au déploiement des outils numériques. Il·elle assure également
une fonction de contrôle et de coordination fonctionnelle dans son domaine d'intervention, en veillant à l'application des procédures et à l'harmonisation des pratiques.

En rejoignant la MDEF, vous occuperez un poste transversal, au coeur du fonctionnement de l'établissement.

En appui de la direction, des cadres et des équipes, vous contribuerez à la qualité de l'organisation administrative, au développement des outils de gestion, à la fiabilisation des données, à la sécurisation des procédures et à
l'amélioration continue des pratiques.

À ce titre, vous serez notamment chargé·e :

- De contribuer au traitement et à la sécurisation des dossiers des personnes accompagnées, notamment en
assurant l'enregistrement et le classement dans le DUI des jugements, décisions administratives et judiciaires,
rapports et notes relevant du dossier d'accompagnement et en contrôlant leur complétude, leur cohérence et la
fiabilité des données enregistrées ;
- D'apporter un appui administratif transversal aux services et aux cadres dans l'organisation et le suivi de leurs
activités, la préparation des réunions, la rédaction de comptes rendus, l'élaboration de documents et le suivi
administratif des projets et dossiers institutionnels ;
- De contribuer à la gestion documentaire de l'établissement, à la démarche qualité et au déploiement des outils
numériques ;
- De participer au recueil, à la production, à la fiabilisation et à l'exploitation des données d'activité ainsi qu'à
l'élaboration d'indicateurs, d'outils de suivi et de tableaux de bord, et à la préparation des bilans et rapports
d'activité de l'établissement ;
- De contribuer à la sécurisation des procédures administratives, à la qualité des dossiers et au respect des règles
relatives à la protection des données à caractère personnel ;
- De contribuer à l'harmonisation des pratiques administratives en accompagnant les professionnels dans
l'application des procédures et outils institutionnels, en signalant les anomalies constatées, et en veillant, le cas
échéant, à leur régularisation, en lien avec la Direction.

PROFIL RECHERCHÉ

Au-delà des conditions statutaires d'accès au poste, la MDEF recherche un professionnel disposant de solides compétences administratives, faisant preuve de rigueur, d'organisation et d'un réel intérêt pour les missions d'appui transversal.

Il·elle devra être en capacité de contribuer à la qualité de l'organisation administrative, au développement des outils de gestion et à l'amélioration des pratiques professionnelles.

Une aptitude à travailler en transversalité, à accompagner les professionnels et à coopérer avec des interlocuteurs variés sera particulièrement appréciée, de même qu'une expérience dans des fonctions d'appui administratif, de gestion
documentaire, de contrôle ou de suivi de projets.

À ce titre, il ou elle dispose notamment des aptitudes, compétences et connaissances suivantes :

- maîtrise des techniques de gestion administrative et documentaire, d'organisation du travail et de suivi de dossiers ;
- maîtrise des outils bureautiques et aptitude à s'approprier les logiciels métiers de l'établissement ;
- bonnes qualités rédactionnelles, capacités d'analyse, de synthèse et de mise en forme de documents administratifs ;
- capacité à produire, fiabiliser et exploiter des données administratives ainsi qu'à élaborer des tableaux de bord et outils
de suivi ;
- aptitude à accompagner les professionnels dans l'utilisation des procédures, des outils numériques et des référentiels
documentaires ;
- connaissance des principes relatifs à la protection des données personnelles (RGPD) ;
- sens de l'organisation, rigueur, méthode, autonomie et capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément ;
- aptitude au travail en équipe, à la coopération et à la communication avec des interlocuteurs variés ;
- discrétion professionnelle, respect de la confidentialité, sens du service public, loyauté institutionnelle, esprit
d'initiative et capacité d'adaptation.