Chargé d'Accueil - Meynes H/F - Communes

Assurer l'accueil physique et téléphonique des administrés et de tout type de public.
Maintenir l'accueil et orienter le public vers les différents services.
Aider à la gestion du secrétariat général et des moyens matériels de la collectivité.
Gérer le courrier et diffuser l'information et la documentation.

Accueil du public :
- Accueillir et renseigner le public sur place ou par téléphone
- Orienter le public vers les services ou organismes compétents
- Constituer, actualiser et diffuser un fonds de documentation pour les administrés (informations sur les évènements de la commune et de ses partenaires, sur les services aux usagers)
- Gérer l'affichage d'informations
- Noter et transmettre les messages aux différents services en récoltant les informations essentielles : identité, coordonnées, objet
- Gérer les réclamations avec inscriptions, suivis et retours
Affaires générales :
- Gérer les dossiers de recensement militaire
- Informer les usagers sur les demandes de titres d'identité, permis...
Gestion des moyens matériels :
- Gérer la réservation des salles de la commune
- Planifier les encombrants
- Suivi des dysfonctionnements télécom et éclairage public
- Suivi des déclarations de travaux
Gestion du secrétariat :
- Prise de rdv des élus
- Rédaction de courriers divers
- Assurer le classement et archivage des dossiers administratifs
- Assurer l'affichage des documents administratifs obligatoires
- Assurer des missions CCAS (MDPH, aides sociales, obligations alimentaires, accueil)
- Diverses tâches administratives
- Gestion du courrier arrivé : trier et enregistrer le courrier postal, assurer la diffusion du courrier auprès des services, du Maire et DGS

Compétences et connaissance :
- Connaître l'environnement institutionnel et les processus décisionnels des collectivités.
- Maîtrise des techniques d'accueil du public
- Connaître les techniques de rédaction
- Connaître les applications informatiques et bureautique courante (word, excel, outlook...)
Compétences comportementales :
- Maîtrise des règles de communication écrites et orales
- Sens de l'écoute et de la diplomatie
- Capacité d'initiative et de réaction dans la gestion des accueils
- Savoir gérer les situations relationnelles difficiles
- Rigueur et sens de l'organisation
- Sens du travail en équipe
- Être patient
- Être autonome au quotidien dans l'organisation du travail mais savoir se référer à l'autorité
- Discrétion et confidentialité
- Ponctualité

- Travail en équipe
- Disponibilité vis-à-vis des usagers
- Gestion des conflits
- Garant de l'image du service public
- Remplacement en période d'absence de la collègue