Agent de Gestion Administrative Service Prévention des Risques Bâtimentaires H/F - Services départementaux d'incendie et de secours
Les missions du poste
Sous l'autorité du chef de service, l'assistante du Service Prévention des Risques Bâtimentaires (SPRB) a pour mission d'assurer l'accueil interne/externe, d'assister les préventionnistes, d'assurer le suivi administratif des dossiers et activités du service dans le domaine des bâtiments à usages professionnels (BUP) et des bâtiments d'habitation.
Activité 1 - Gestion administrative des dossiers de prévention
- Réceptionner et enregistrer les dossiers transmis au service
- Créer, actualiser et classer les dossiers administratifs et techniques
- Assurer le suivi des dossiers en cours
- Préparer les dossiers pour leur transmission aux préventionnistes chargés de l'instruction
- Assurer le classement et l'archivage des dossiers traités
Habitations et bâtiments collectifs ;
Bâtiments à Usage professionnel (industriel, bureaux, agricoles, ...)
Installations classées pour la protection de l'environnement
Dossiers de construction, transformation, extension ou réhabilitation
Activité 2 - Suivi administratif de l'instruction
- Assurer le suivi des différentes étapes d'instruction des dossiers
- Enregistrer les avis, observations et demandes de compléments dans le logiciel de gestion
- Saisir et mettre en forme les courriers et courriels relatifs aux dossiers instruits par les préventionnistes
- Relancer les interlocuteurs lorsque les éléments nécessaires au traitement du dossier sont manquants
- Mettre à jour les tableaux de suivi et outils de gestion du secrétariat
- Veiller au respect des échéances administratives
Activité 3 - Gestion documentaire et traçabilité
- Organiser et actualiser les bases documentaires du service
- Numériser, indexer et classer les documents
- Assurer la traçabilité des échanges et des décisions
- Participer à l'archivage réglementaire et administratif des dossiers
Activité 4 - Accueil, relations avec les interlocuteurs et secrétariat du service
- Assurer l'accueil physique, téléphonique et électronique du service
- Répondre aux demandes administratives de premier niveau
- Orienter les demandes vers le préventionniste
- Assurer les échanges avec les collectivités, exploitants, maîtres d'ouvrage, bureaux d'études et particuliers
- Organiser les rendez-vous et réunions du service
- Rédiger ou mettre en forme courriers, comptes rendus, convocations et documents administratifs
Activité 5 - Appui au fonctionnement et au pilotage du service
- Élaborer et actualiser des tableaux de bord
- Produire des statistiques d'activité : dossiers reçus, dossiers traités, délais, avis rendus, dossiers en attente
- Participer à l'amélioration des procédures administratives et des outils de suivi
- Contribuer à la diffusion des informations et consignes internes du service
Le profil recherché
- Maitrise du pack office ;
- La connaissance de WEBPREV serait un plus.
