Secrétaire de DirectionDsna - Dsr H/F - Direction Générale de l'Aviation Civile (DGAC)
Les missions du poste
ACTIVITES DU POSTE :
-Gestion du planning :
-organise les agendas, les réunions et les rendez-vous,
-prépare et organise les déplacements (transport, hôtel, véhicule, navette), et en assure l'interface avec le SIR.
-Organisation des réunions - gestion des moyens :
-organise la logistique des réunions, séminaires, conférences, téléconférences (convocations ou invitations, réservations de salles de conférence, restauration, etc).
-Gestion du courrier :
-gère les informations écrites à l'arrivée et au départ : gestion informatisée du courrier, messagerie,
- élabore les modèles de lettre et de document
-saisit, met en forme et édite divers documents pour la direction,
-rédige et saisit certains courriers de diffusion courante (lettres, notes, courriels, bordereaux d'envoi) en français (voir en anglais)
-Mission de communication - diffusion de l'information :
-filtre et oriente les appels téléphoniques,
-accueille, informe et oriente les visiteurs externes et les personnels de la direction,
-gère la mise à jour des listes de diffusion DSR et DSNA/EC
-gère la mise à jour des organigrammes de la DSR
-gère la mise à jour de l'annuaire DSR
-diffuse les informations internes et externes en relation avec le fonctionnement du service.
-Classement - demande d'achat - archivage - gestion de l'intendance de l'unité :
-assure la diffusion, le classement et l'archivage de l'ensemble des documents administratifs et participe à leur mise à jour,
-procède aux demandes d'achats (prestations-remboursement de frais) dans SIF formulaire SIRH finances
-gère l'intendance de l'unité (documentation générale, matériels, fournitures de bureau) et veille à son réapprovisionnement.
-Peut assurer des tâches mutualisées de secrétariat au profit de la DSNA/Farman (notamment intérims, périodes de congés).
RESPONSABILITES EN MATIERE DE SECURITE / QUALITE/SURETE/ENVIRONNEMENT :
-Garantit la bonne utilisation des modèles de lettre et de document par les agents de la Direction
-Garantit la diffusion juste du courrier.
Le profil recherché
COMPETENCES
(Préciser le niveau de compétence : 1- Élémentaire, 2- Général, 3- Détaillé,4- Expertise)
Techniques de base : (3)
-Outils Microsoft : Windows, Word, Access, Powerpoint,
-Outil Office 365 : messagerie électronique et toutes applications associées (réservation salle, agenda électronique, ...),
-Intranet DGAC
-Internet.
Qualités requises : (3)
-Sens de l'organisation et de la méthode,
-Esprit d'équipe,
-Sens des relations humaines
-Discrétion.
CONDITIONS D'ACCES AU POSTE :
-Adjoint administratif
-Ouvrier d'état
FORMATION D'INTEGRATION :
-Micro-informatique : outils bureautiques
EXPERIENCE SOUHAITEE :
-Utilisation de bases de données
