Assistant de Gestion - Pme H/F - Groupe j l V

En tant qu'Assistant(e) de Gestion, vous intervenez dans la coordination des demandes internes, le suivi des fournisseurs et la gestion administrative des services généraux. Votre rôle consiste à garantir la fiabilité des informations, le respect des échéances et la bonne circulation des documents, en lien avec la Direction Administrative et Financière et les différents interlocuteurs de l'entreprise.

En ce sens, vos principales missions seront les suivantes :

Gestion administrative et suivi des dépenses

- Assurer la réception, la vérification et le suivi administratif des factures fournisseurs.
- Contrôler la cohérence des informations figurant sur les devis, commandes et prestations réalisées.
- Mettre à jour les tableaux de suivi nécessaires au pilotage de l'activité.
- Assurer le classement et l'archivage des documents administratifs dans le respect des procédures internes.

Gestion des fournisseurs et des prestataires

- Consulter les fournisseurs et prestataires en fonction des besoins de l'entreprise.
- Recueillir et comparer les devis, puis transmettre les éléments nécessaires à la prise de décision.
- Coordonner les interventions des prestataires et veiller au respect des délais convenus.
- Assurer le suivi des demandes, des réclamations et des éventuels dysfonctionnements.
- Entretenir des relations professionnelles de qualité avec les fournisseurs et les différents interlocuteurs internes.

Suivi des locaux et des services généraux

- Participer au bon fonctionnement, à l'entretien et à la sécurité des locaux du siège et des agences, en collaboration directe avec la Direction Administrative et Financière.
- Assurer le suivi des demandes de maintenance et des interventions techniques : climatisation, contrôle d'accès, éclairage de sécurité, extincteurs, installations électriques, etc.
- Gérer les commandes de fournitures de bureau, de consommables et les besoins en mobilier, en anticipant les demandes des différents sites.
- Participer à l'organisation des déménagements et des réaménagements de bureaux : planification, coordination des intervenants et suivi des besoins matériels.
- Contribuer au respect des règles d'hygiène et de sécurité ainsi qu'à la bonne organisation des espaces de travail.
- Participer à la mise en oeuvre et au suivi des engagements RSE de l'entreprise, notamment en matière de maîtrise des consommations et d'utilisation responsable des fournitures.

Accueil et coordination administrative quotidienne

- Assurer l'accueil physique des visiteurs et des prestataires au siège.
- Gérer la réception, le tri, l'affranchissement et l'envoi du courrier quotidien.
- Réceptionner les appels et les demandes entrantes, puis orienter les interlocuteurs vers les personnes ou services concernés.
- Veiller à la bonne organisation des espaces d'accueil et des espaces communs.
- Apporter un soutien administratif aux équipes dans le cadre des besoins opérationnels du quotidien.

Profil recherché pour le poste d'Assistant(e) de Gestion PME

Vous disposez idéalement d'une formation de niveau Bac +2 en gestion ou en administration, telle qu'un BTS Gestion de la PME ou un BTS Support à l'action managériale, ou justifiez d'une expérience significative en tant qu'Assistant(e) de gestion PME-PMI, Assistant(e) polyvalent(e) ou sur un poste similaire.

Une expérience dans le suivi des factures fournisseurs, la gestion des contrats et la coordination des prestataires dans un environnement multi-sites serait particulièrement appréciée.

Vous êtes reconnu(e) pour votre rigueur, votre sens de l'organisation et votre capacité à assurer un suivi fiable de plusieurs dossiers simultanément.

Autonome et réactif(ve), vous savez gérer les priorités, respecter les échéances et faire preuve de discernement face aux imprévus.

Doté(e) d'un très bon relationnel, vous appréciez le travail en équipe et les échanges avec des interlocuteurs variés. Vous savez faire preuve de discrétion, de diplomatie et de professionnalisme dans le traitement des demandes.

Vous maîtrisez les outils bureautiques, notamment Excel, et êtes à l'aise avec le suivi de tableaux, le traitement administratif des factures et la gestion documentaire.

Vos principales qualités :

- Rigueur et sens de l'organisation.
- Polyvalence et autonomie.
- Réactivité et capacité d'adaptation.
- Bon relationnel et sens du service.
- Gestion des priorités et respect des échéances.
- Esprit d'équipe et force de proposition.
- Discrétion et fiabilité.

Alors, rejoignez IMMPROVE en tant qu'Assistant(e) de Gestion !

IMMPROVE est un acteur reconnu de l'immobilier d'entreprise et réalise chaque année plus de 1 200 transactions. Fort de son expertise et porté par une ambition renouvelée, IMMPROVE propose une offre complète de services à ses clients.

Celle-ci couvre notamment la Transaction, le Capital Markets, la Gestion Locative et le Conseil aux Utilisateurs.

Ainsi, dans le cadre du développement de nos équipes, nous recrutons un(e) Assistant(e) de Gestion en CDI.