Assistant de Direction Polyvalent H/F - Societe de Realisation Immobiliere et D'amenagement de L'universite de Bordeaux

Présentation du poste

Rattaché(e) au Président de la SRIA, vous assurez une fonction polyvalente d'assistance et de coordination administrative auprès de l'équipe de la société.

Véritable interlocuteur(trice) privilégié(e) des collaborateurs et des partenaires extérieurs, vous contribuez au bon fonctionnement quotidien de la structure et intervenez dans des domaines variés : administratif, organisationnel, financier, communication et suivi des marchés.

Vos principales missions

1. Assistanat de direction et organisation

- Gestion de l'agenda du Président, des rendez-vous et des déplacements.
- Préparation et organisation des réunions : convocations, dossiers et logistique.
- Assistance administrative aux chefs de projet : courriers, réunions et suivi de dossiers.

2. Gestion administrative et services généraux

- Accueil physique et téléphonique, gestion du courrier et classement documentaire physique et informatique.
- Gestion des salles de réunion, des fournitures et des achats courants.
- Suivi des prestataires et des moyens généraux (ménage, véhicules, assurances).
- Participation à la gestion du réseau informatique et au suivi du DUER.

3. Appui à la gestion financière et administrative

- Réception et traitement des factures fournisseurs (outil Zeendoc).
- Contrôle administratif des notes de frais.
- Suivi de certains dossiers RH et des documents administratifs liés à la sous-traitance.

4. Appui à la gestion des marchés et à la communication

- Assistance administrative aux procédures d'appels d'offres et au suivi des marchés.
- Gestion et archivage des pièces administratives.
- Mise à jour du site internet dont les consultations en cours, préparation des communications, notamment sur LinkedIn, et contribution au rapport d'activité annuel de la société.

Profil recherché

De formation administrative ou en assistanat de direction (Bac +2 souhaité), vous justifiez d'une première expérience réussie sur un poste polyvalent.

Vous êtes reconnu(e) pour :

- Votre sens de l'organisation, votre rigueur et votre autonomie.
- Vos qualités relationnelles et votre sens de la confidentialité.
- Votre capacité à gérer plusieurs sujets simultanément et à travailler avec différents interlocuteurs.
- Votre aisance avec les outils bureautiques et informatiques.

Une bonne maîtrise des outils Office 365 et une connaissance des outils de gestion documentaire sont nécessaires.

Ce que nous vous proposons

Un poste polyvalent et responsabilisant, au contact direct de la direction et des équipes, dans une structure à taille humaine, offrant une diversité de missions et une réelle autonomie dans leur organisation.

La Société de Réalisation Immobilière et d'Aménagement de l'Université de Bordeaux, SAS au capital de 2 538 934€, pilote des opérations de bâtiment essentiellement dans le domaine de l'enseignement supérieur et de la recherche. Il s'agit de programmes de laboratoires, de locaux d'enseignements ou de bureaux.

La société intervient en tant que maître d'ouvrage ou maître d'ouvrage délégué pour tout type d'opération (neuf, réhabilitation en milieu occupé,...), ceci sur des opérations d'ampleurs diverses (de quelques centaines de milliers d'euros à plus de 100 millions d'euros de travaux).

La SRIA conduit également en maîtrise d'ouvrage déléguée différentes opérations d'aménagement qui concourent à la mise en valeur et à la rénovation des Campus Bordelais (espaces publics, liaisons douces, voiries, réseaux,...).

La société intervient aussi sur des missions ponctuelles d'expertise ou d'assistance à maîtrise d'ouvrage (montage d'opération, programmation, conduite d'opération, assistance à la mise en place de la maintenance, audits,...).