Assistant Administratif - Communaute Urbaine de Dunkerque H/F - Etablissements publics de coopération intercommunale
Les missions du poste
Rejoignez une direction au coeur des projets qui façonnent le territoire de demain.
La Direction Ville Durable Mutualisée pilote et accompagne des projets essentiels à l'aménagement, à la qualité de vie et à la transition durable du territoire. Dans ce cadre, nous recherchons un ou une assistante administrative afin de contribuer au bon fonctionnement de la direction et d'accompagner les équipes dans leurs missions quotidiennes. Véritable interface entre les services, les partenaires et les usagers, vous jouez un rôle central dans l'organisation administrative de la direction et participez activement à la continuité et à la qualité du service public.
Vos principales missions :
En articulation avec l'assistante de direction, avec laquelle vous serez en binôme et assurerez un relais fluide et une continuité du service, vous assurez les missions d'assistanat administratif à l'échelle de l'ensemble de la direction Ville Durable.
Participation à l'organisation des activités et la vie de la Direction
Gestion des rythmes d'équipe : gestion des agendas de l'équipe de direction et des chef.fe.s de service voire de certains agents au sein des équipes pour garantir l'efficacité collective.
Logistique des réunions et projets : Organisation opérationnelle des temps forts (réunions clés, visites de chantiers, ateliers de travail) : de la convocation au suivi logistique et rédactionnel en s'appuyant sur les différents outils de bureautique adaptés (différents logiciels métier)
Appui à l'organisation administrative et financière de la direction : Contribuer au suivi des engagements de la direction et participer au pilotage des dossiers transversaux.
Relais d'information et Relation usagers/partenaires
Accueil et Orientation : Être le point d'entrée clé, bienveillant et efficace pour nos interlocuteurs (interne, partenaires institutionnels, usagers).
Gestion des flux d'information : Filtrer, orienter et diffuser la bonne information au bon moment, auprès des bonnes équipes.
Pilotage et Suivi des démarches administratives
Qualité rédactionnelle : Conception et mise en forme de différents supports (notes de synthèse, comptes rendus, délibérations, tableaux de bord, ...).
Garant du suivi des processus : Veiller au respect des échéances réglementaires, mettre à jour les bases de données métiers et alerter de manière proactive en cas d'arbitrage nécessaire.
Archivage et Structuration : Organiser la mémoire documentaire de la direction pour faciliter le travail au quotidien.
Le profil recherché
- Sens du service public : Vous avez conscience de l'impact de vos missions sur la collectivité.
- Aisance relationnelle et esprit d'équipe : Vous aimez le contact humain et savez collaborer avec des profils très variés (techniciens, élus, usagers).
- Organisation et agilité : Capacité à hiérarchiser les urgences et à mener plusieurs process de front en toute autonomie.
- Posture professionnelle : Discrétion, diplomatie et sens des confidentialités.
- Maitrise des outils : Parfaite aisance avec la bureautique moderne, les logiciels métier (et notamment Elise, IXBUS, délibair ...) et capacité d'adaptation rapide aux logiciels métiers de la collectivité.
