Secretaire du Maire - Assistant de Direction - Mairie de l'Isle-Jourdain H/F - Communes
Les missions du poste
L'ISLE JOURDAIN, 2ème ville du département du Gers, compte près de 10000 habitants. Située à proximité de l'agglomération toulousaine, elle bénéficie de la dynamique associée. Son patrimoine historique, son environnement naturel et le dynamisme de ses associations font de la ville une terre d'accueil appréciée. Son attractivité touristique et économique, renforcée par son accessibilité routière et ferroviaire, donne toute sa dimension au cadre de vie offert par la commune.
Missions principales :
Secrétariat du Maire
Gérer les appels, les prises des rendez-vous et l'agenda de Monsieur le Maire
Rédiger et transmettre des courriers et des invitations (cérémonies patriotiques)
Préparer les réunions et documents correspondants
Appui auprès de la direction générale
Etablir et diffuser des notes et comptes rendus
Rédiger et transmettre des courriers
Archiver et classer des documents de la direction générale
Participer à l'affichage légal des actes administratifs
Gestion Électronique des Correspondances (GEC)
Administrer fonctionnellement le logiciel de Gestion Électronique des Correspondances (GEC)
Gérer les modèles de documents
Suivre les délais de traitement des correspondances et assurer le suivi de l'activité à l'aide d'indicateurs et de tableaux de bord.
Assurer la suppléance de l'enregistrement et de l'orientation des courriers
Temps de travail hebdomadaire : 17h30
Accroissement temporaire d'activité 6 mois.
Le profil recherché
Savoir / Savoir-faire :
Avoir une bonne connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales et de leurs partenaires institutionnels
Avoir des notions de droit public et droit administratif (actes administratifs, délibérations, arrêtés)
Maitriser les règles de communication institutionnelle
Connaitre les règles de confidentialité et de déontologie dans la fonction publique
Avoir de bonnes qualités rédactionnelles (orthographe et syntaxe)
Maîtriser les outils et logiciels informatiques et bureautiques
Veiller au respect des délais et procédures
Savoir-être :
Rigueur
Sens de l'organisation et autonomie
Anticipation et gestion des priorités
Travail en équipe
Confidentialité, discrétion et diplomatie
Qualités relationnelles et compétences en communication
Savoir rendre-compte