Chargé ADV & Assistant Commercial Bilingue Allemand H/F - Actua
Chargé ADV & Assistant Commercial Bilingue Allemand H/F
Actua · Le Val-d'Ajol - 88 · Intérim
Les missions du poste
ACTUA, agences d'emploi (Intérim, CDD, CDI) : 35 agences dans le grand quart Nord-Est.
Avec 1 500 entreprises partenaires et 2 700 intérimaires délégués chaque mois, ACTUA est un acteur majeur du recrutement.
Labellisé HappyIndex®AtWork avec une note de 4,43/5, ACTUA se classe 2 entreprise de services où les collaborateurs sont les plus épanouis.
Dans le cadre de sa politique RSE, tous nos postes sont ouverts aux personnes en situation de handicap.
Rattaché hiérarchiquement à la Responsable ADV et fonctionnellement au Customer Service Manager PROHEQ, le Chargé ADV / Assistant Commercial a pour principale mission d'assurer la gestion administrative des ventes du périmètre «PROHEQ France» - de la prise de commande jusqu'à l'expédition et la facturation - ainsi qu'un appui commercial actif à l'équipe de vente. Interlocuteur privilégié des clients, il assure également l'interface quotidienne, en français et en allemand, avec les équipes PROHEQ basées en Allemagne. De plus, il pourra être amené à réaliser ses tâches sur le périmètre LBDB.
RELATIONS DE TRAVAIL
Il reporte hiérarchiquement à la Responsable ADV et fonctionnellement au Customer Service Manager PROHEQ.
RELATIONS INTERNES
- En support direct du Business Development Manager France PROHEQ pour la préparation des offres, le suivi des dossiers et la gestion des informations clients
- Les équipes commerciales terrain (Directeurs des Ventes, Commerciaux, Responsables de zones, Agents) pour le suivi des dossiers
- Les équipes PROHEQ basées en Allemagne (commerce, ADV, supply chain, marketing) pour assurer la coordination du business PROHEQ France
- Les services ordonnancement et achats/approvisionnements (délais de disponibilités des produits) et avec le planificateur (planification des commandes)
- Les services qualité (retours ou réclamations clients), expéditions (suivi des commandes), comptabilité (suivi des paiements) et marketing (nouveautés produits et PLV)
- Les chefs de produits (informations et choix produits), la production et les filiales internationales du groupe
- Le service informatique (gestion de l'ERP)
RELATION EXTERNES
- Les clients pour les demandes commerciales courantes, les devis, les tarifs et les informations produits
- Les transporteurs (expédition des commandes)
- Les clients, distributeurs et filiales pour toutes les questions liées aux commandes
- Les transporteurs, transitaires et prestataires logistiques les expéditions nationales et internationales (route, aérien, maritime)
DESCRIPTION DES ACTIVITES SIGNIFICATIVES
NIVEAU 1
Renseigner l'ERP :
- Etablir des offres de prix aux clients sur la base des instructions des équipes commerciales
- Répondre aux demandes de disponibilité produits en phase d'avant-vente, en lien avec l'ordonnancement et la supply chain
- Saisir les commandes de vente client, veiller à leur conformité par rapport à ce qui a été défini avec l'équipe de vente et le client
- Le cas échéant, procéder à la correction auprès du client
- Confirmer les commandes aux clients
- Réaliser le suivi des commandes de ventes
- Renseigner le client si besoin sur le suivi de sa livraison
- Générer la facturation et la transmettre au client
- Établir les avoirs (retours, erreurs de facturation, gestes commerciaux) et les documents d'expédition
- Veiller au suivi du carnet de commandes dont il a la charge et de sa mise à jour
Organiser les expéditions et l'export :
- Coordonner les expéditions nationales et internationales (route, aérien, maritime) avec les transporteurs et transitaires
- Calculer et coordonner les frais de transport et les besoins logistiques
- Préparer la documentation export, les certificats et les documents douaniers
- Veiller au respect des réglementations du commerce international (import / export)
Suivre les encaissements :
- Suivre l'état des paiements clients et participer aux relances / au recouvrement en lien avec la comptabilité
Gérer les litiges :
- Recevoir les réclamations des clients dont il s'occupe et les répertorier
- Informer les services supports concernés (qualité, production, expéditions, achats, marketing) des réclamations enregistréesS'assurer de leur prise en charge
En assurer le suivi jusqu'au retour auprès du clien
- Traiter les retours produits et suivre la mise en place des actions correctives
Assurer l'assistanat commercial :
- Assurer l'interface entre l'équipe commerciale France, les clients et les équipes PROHEQ Allemagne
- Préparer et mettre en forme les offres commerciales, devis, tableaux de suivi et présentations clients
- Assurer le suivi des actions commerciales, des devis, des relances clients
- Assurer un support administratif et commercial au développement de l'activité PROHEQ France
- Fournir les informations produits aux clients et les accompagner dans le choix des produits
- Coordonner l'envoi d'échantillons et les évaluations produits liées aux projets clients
- Gérer les échanges courants (mails, appels) en français, en anglais et en allemand avec les interlocuteurs internes et externes
- Traduire et adapter les documents commerciaux et supports entre le français et l'allemand
- Assurer la mise à jour des données clients et commerciales dans les outils internes
- Gérer les leads et opportunités dans le CRM (Salesforce) et garantir la qualité et la mise à jour des données clients, partenaires et projets
- Identifier et faire remonter au Responsable commercial France PROHEQ les opportunités détectées lors des échanges avec les clients
- Assurer un reporting régulier (avancement des devis, commandes et dossiers) auprès du Responsable commercial France PROHEQ et l'impliquer lorsque nécessaire
- Organiser la logistique des déplacements, salons et réunions commerciales ainsi que les supports nécessaires
- Contribuer aux actions marketing, aux événements clients et aux salons
- Participer aux actions de fidélisation et de satisfaction client
- Contribuer à la remontée d'informations marché et concurrence auprès de l'équipe commerciale
NIVEAU 2 (Niveau 1 acquis et réalisé)
Renseigner l'ERP :
- Créer les comptes clients et s'assurer de leur exactitude dans les données
- Mettre à jour les tarifs de ventes clients (tarif personnalisé, promotions)
Optimiser le fonctionnement de la base de données clients :
- Mettre à jour les données clients (contacts, conditions commerciales)
Mettre à jour les matrices clients :
- Fournir au client toutes les informations utiles au référencement de nouveau produit (dimensions des articles, visuels, colisage, ...)
- Sur demande du client, compléter leurs bases de données
Déclarer le Chiffre d'Affaires (CA) :
- Déclarer aux clients qui le demandent les CA des périodes demandées
- Signaler à son N+1 toute nouvelle attribution de Remise de Fin d'Année (RFA)
- Etablir les avoirs au titre des RFA (en transmettre une copie à son N+1)
- Valider en comptabilité les factures client correspondant à des participations publicitaires
Contribuer au développement commercial :
- Préparer des reportings clients et des analyses des ventes
- Appuyer les Responsables commerciaux dans la détection de projets et d'opportunités (Salesforce, bases de données projets externes)
- Contribuer au développement de nouvelles opportunités et au renforcement de la relation avec les clients et partenaires existants
Avec 1 500 entreprises partenaires et 2 700 intérimaires délégués chaque mois, ACTUA est un acteur majeur du recrutement.
Labellisé HappyIndex®AtWork avec une note de 4,43/5, ACTUA se classe 2 entreprise de services où les collaborateurs sont les plus épanouis.
Dans le cadre de sa politique RSE, tous nos postes sont ouverts aux personnes en situation de handicap.
Rattaché hiérarchiquement à la Responsable ADV et fonctionnellement au Customer Service Manager PROHEQ, le Chargé ADV / Assistant Commercial a pour principale mission d'assurer la gestion administrative des ventes du périmètre «PROHEQ France» - de la prise de commande jusqu'à l'expédition et la facturation - ainsi qu'un appui commercial actif à l'équipe de vente. Interlocuteur privilégié des clients, il assure également l'interface quotidienne, en français et en allemand, avec les équipes PROHEQ basées en Allemagne. De plus, il pourra être amené à réaliser ses tâches sur le périmètre LBDB.
RELATIONS DE TRAVAIL
Il reporte hiérarchiquement à la Responsable ADV et fonctionnellement au Customer Service Manager PROHEQ.
RELATIONS INTERNES
- En support direct du Business Development Manager France PROHEQ pour la préparation des offres, le suivi des dossiers et la gestion des informations clients
- Les équipes commerciales terrain (Directeurs des Ventes, Commerciaux, Responsables de zones, Agents) pour le suivi des dossiers
- Les équipes PROHEQ basées en Allemagne (commerce, ADV, supply chain, marketing) pour assurer la coordination du business PROHEQ France
- Les services ordonnancement et achats/approvisionnements (délais de disponibilités des produits) et avec le planificateur (planification des commandes)
- Les services qualité (retours ou réclamations clients), expéditions (suivi des commandes), comptabilité (suivi des paiements) et marketing (nouveautés produits et PLV)
- Les chefs de produits (informations et choix produits), la production et les filiales internationales du groupe
- Le service informatique (gestion de l'ERP)
RELATION EXTERNES
- Les clients pour les demandes commerciales courantes, les devis, les tarifs et les informations produits
- Les transporteurs (expédition des commandes)
- Les clients, distributeurs et filiales pour toutes les questions liées aux commandes
- Les transporteurs, transitaires et prestataires logistiques les expéditions nationales et internationales (route, aérien, maritime)
DESCRIPTION DES ACTIVITES SIGNIFICATIVES
NIVEAU 1
Renseigner l'ERP :
- Etablir des offres de prix aux clients sur la base des instructions des équipes commerciales
- Répondre aux demandes de disponibilité produits en phase d'avant-vente, en lien avec l'ordonnancement et la supply chain
- Saisir les commandes de vente client, veiller à leur conformité par rapport à ce qui a été défini avec l'équipe de vente et le client
- Le cas échéant, procéder à la correction auprès du client
- Confirmer les commandes aux clients
- Réaliser le suivi des commandes de ventes
- Renseigner le client si besoin sur le suivi de sa livraison
- Générer la facturation et la transmettre au client
- Établir les avoirs (retours, erreurs de facturation, gestes commerciaux) et les documents d'expédition
- Veiller au suivi du carnet de commandes dont il a la charge et de sa mise à jour
Organiser les expéditions et l'export :
- Coordonner les expéditions nationales et internationales (route, aérien, maritime) avec les transporteurs et transitaires
- Calculer et coordonner les frais de transport et les besoins logistiques
- Préparer la documentation export, les certificats et les documents douaniers
- Veiller au respect des réglementations du commerce international (import / export)
Suivre les encaissements :
- Suivre l'état des paiements clients et participer aux relances / au recouvrement en lien avec la comptabilité
Gérer les litiges :
- Recevoir les réclamations des clients dont il s'occupe et les répertorier
- Informer les services supports concernés (qualité, production, expéditions, achats, marketing) des réclamations enregistréesS'assurer de leur prise en charge
En assurer le suivi jusqu'au retour auprès du clien
- Traiter les retours produits et suivre la mise en place des actions correctives
Assurer l'assistanat commercial :
- Assurer l'interface entre l'équipe commerciale France, les clients et les équipes PROHEQ Allemagne
- Préparer et mettre en forme les offres commerciales, devis, tableaux de suivi et présentations clients
- Assurer le suivi des actions commerciales, des devis, des relances clients
- Assurer un support administratif et commercial au développement de l'activité PROHEQ France
- Fournir les informations produits aux clients et les accompagner dans le choix des produits
- Coordonner l'envoi d'échantillons et les évaluations produits liées aux projets clients
- Gérer les échanges courants (mails, appels) en français, en anglais et en allemand avec les interlocuteurs internes et externes
- Traduire et adapter les documents commerciaux et supports entre le français et l'allemand
- Assurer la mise à jour des données clients et commerciales dans les outils internes
- Gérer les leads et opportunités dans le CRM (Salesforce) et garantir la qualité et la mise à jour des données clients, partenaires et projets
- Identifier et faire remonter au Responsable commercial France PROHEQ les opportunités détectées lors des échanges avec les clients
- Assurer un reporting régulier (avancement des devis, commandes et dossiers) auprès du Responsable commercial France PROHEQ et l'impliquer lorsque nécessaire
- Organiser la logistique des déplacements, salons et réunions commerciales ainsi que les supports nécessaires
- Contribuer aux actions marketing, aux événements clients et aux salons
- Participer aux actions de fidélisation et de satisfaction client
- Contribuer à la remontée d'informations marché et concurrence auprès de l'équipe commerciale
NIVEAU 2 (Niveau 1 acquis et réalisé)
Renseigner l'ERP :
- Créer les comptes clients et s'assurer de leur exactitude dans les données
- Mettre à jour les tarifs de ventes clients (tarif personnalisé, promotions)
Optimiser le fonctionnement de la base de données clients :
- Mettre à jour les données clients (contacts, conditions commerciales)
Mettre à jour les matrices clients :
- Fournir au client toutes les informations utiles au référencement de nouveau produit (dimensions des articles, visuels, colisage, ...)
- Sur demande du client, compléter leurs bases de données
Déclarer le Chiffre d'Affaires (CA) :
- Déclarer aux clients qui le demandent les CA des périodes demandées
- Signaler à son N+1 toute nouvelle attribution de Remise de Fin d'Année (RFA)
- Etablir les avoirs au titre des RFA (en transmettre une copie à son N+1)
- Valider en comptabilité les factures client correspondant à des participations publicitaires
Contribuer au développement commercial :
- Préparer des reportings clients et des analyses des ventes
- Appuyer les Responsables commerciaux dans la détection de projets et d'opportunités (Salesforce, bases de données projets externes)
- Contribuer au développement de nouvelles opportunités et au renforcement de la relation avec les clients et partenaires existants
Le profil recherché
FORMATION EXPERIENCE
- Niveau Bac +2 ou équivalent - filière commerciale, gestion ou administrative
- Bilingue allemand exigé (une première expérience en environnement germanophone ou en assistanat commercial appréciée)
- 5 ans d'expérience en ADV, service client, sales support ou assistanat commercial. Une expérience en environnement international et une connaissance des processus export sont un plus.
- Niveau Bac +2 ou équivalent - filière commerciale, gestion ou administrative
- Bilingue allemand exigé (une première expérience en environnement germanophone ou en assistanat commercial appréciée)
- 5 ans d'expérience en ADV, service client, sales support ou assistanat commercial. Une expérience en environnement international et une connaissance des processus export sont un plus.
