Assistant de Direction H/F - Service Public

Encadrement (oui ou non) : non
NBI :15 points (titulaires uniquement)
Niveau d'expérience : Débutant et intermédiaire
Poste ouvert aux titulaires de la fonction publique et aux contractuels (CDD 1 an).
Fourchette de rémunération:23618 à 31235€

Activités principales :

Placé(e) sous l'autorité de la Directrice départementale et de ses adjoints, l'Assistant(e) de direction assure les activités suivantes :

1) Gestion des agendas de la directrice et des directeurs adjoints (organisation d'événements, de déplacements, de rendez-vous, ...) et réception des appels téléphoniques

2) Appui au pilotage de la DDETSPP
- Organiser et suivre les comités de direction (CODIR) de la DDETSPP (ordre du jour, compte-rendu, suivi des décisions, ...)
- Suivre les courriers et courriels dits "signalés" de la DDETSPP en lien avec les membres du CODIR (tableau de suivi, respect des échéances, ...)
- Veiller au respect de la charte graphique et de la marque Etat, applicables aux documents produits par la DDETSPP (courriers, notes, guides, ...)
- Suivre les congés des membres du CODIR.

3) Diffusion des informations au sein de la DDETSPP
- Gérer les boîtes à lettres fonctionnelles de la DDETSPP et de la direction (réception, envoi, suivi, archivage des courriels)
- Réceptionner, enregistrer, diffuser et expédier les courriers dits "arrivée" et les courriers dits "départ" de la direction
- Participer à la revue de presse (identification et diffusion d'articles)
- Venir en appui du référent pour la communication interne (Intranet, organigramme, lettre d'information...)
- Signaler les urgences.

4) Appui à la déléguée départementale aux droits des femmes et à l'égalité
- Gérer l'observatoire départemental des violences faites aux femmes (fiches de signalement, synthèse annuelle,..)
- Gérer les crédits Egalité entre les hommes et les femmes (BOP 137)
- Assister ponctuellement la déléguée sur des événements (journées internationales ...)
- Gérer la boîte à lettres fonctionnelle de la délégation.

5) Autres
- Tout dossier de nature transversale
- Participation à la mise en oeuvre et au suivi des cellules en cas de crise

- Rédaction de courriers, de notes et de comptes-rendus de réunion
- Accueil physique des visiteurs et orientation dans les services (dans l'attente d'un accueil commun au sein de la Cité administrative).

Connaissances :
- Organisation des services de l'État et de l'environnement institutionnel de la DDETSPP
- Techniques générales de secrétariat (gestion de planning, mise en forme et circulation du courrier et
des documents, invitations à des rendez-vous ou des réunions)
- Outils bureautiques (traitement de texte, tableurs, logiciel de suivi du courrier et logiciels spécifiques
à la direction)

SAVOIR ËTRE

- Sens de l'écoute et du dialogue
- Sens de l'organisation
- Sens de l'analyse et de la synthèse
- Rigueur et réactivité
- Autonomie et adaptation
- Disponibilité et discrétion
- Travail en équipe

Savoir-faire :

- Avoir un bon niveau d'expression écrite et orale
- Anticiper et s'organiser pour respecter les délais
- Hiérarchiser les urgences et prendre des initiatives pertinentes avec le sens des responsabilités
- Établir une relation de confiance avec la direction et la communauté de travail
- Respecter et faire respecter la confidentialité des informations
- Rechercher, filtrer, hiérarchiser et restituer les informations sous forme synthétique
- Etre force de proposition