Assistant Direction des Usagers - Referent Ais Acces aux Informations de Sante H/F - GHU Paris psychiatrie et neurosciences

DESCRIPTION DE LA DIRECTION

La Direction des Usagers, de la qualité et gestion des risques est composée de :

• Directeur
• Praticiens hospitaliers
• Ingénieurs qualité et gestion des risques
• Assistants qualité GDR
• Assistante de direction
• Responsable de la Maison des Usagers
• Chargés des relations avec les usagers
• Médiateur Santé Pair
• Responsable du vestiaire solidaire
• Aumôniers

POSITION DANS L'ORGANIGRAMME

Rattachement hiérarchique :

• Directeur des Usagers / Directeur Qualité - Droits des Usagers
• Responsable des relations avec les usagers
• Chargés des relations avec les usagers

Relations fonctionnelles :

• Services cliniques et médico-techniques
• Service des Archives médicales
• DIM
• Secrétariats médicaux
• Président et membres de la Commission des Usagers (CDU)

MISSIONS PRINCIPALES

1/ Gestion et amélioration des demandes d'accès aux informations de santé :

- Réception, analyse et traitement des demandes d'accès au dossier médical conformément au Code de la santé publique

- Gestion de la BAL «dossier médical»

- Vérification de la conformité des demandes (identité, pièces justificatives, droits des ayants droit, mandataires, etc.)

- Coordination avec les services producteurs (archives, secrétariats médicaux, DIM) pour la transmission de la demande de dossier médical

- Suivi des demandes complexes ou nécessitant une médiation interne

- Suivi et relance des services de soins ayant des demandes de dossiers médicaux en attente

- Tenue d'un tableau de bord : volumes, délais, motifs des demandes, qualité des réponses

- Participation au rapport d'activité de la CDU dans son domaine d'activité

- Suivi de la facturation des demandes de dossiers médicaux transmises avec la direction des Finances

2/ Préparation et suivi de la Commission des Usagers (CDU) :

- Organisation logistique et administrative des réunions CDU (convocations, ordres du jour, documents préparatoires, dossier d'instance, préparation de la salle)

-Collecte et compilation des données nécessaires : plaintes, réclamations, évènements indésirables, indicateurs de satisfaction, médiations

- Rédaction du procès-verbal de chaque séance

- Participation à l'élaboration du rapport annuel de la CDU

- Interface entre les membres de la CDU, les représentants des usagers et les directions internes

3/ Gestion des plaintes, réclamations et médiations :

- Accueil des usagers (téléphone, écrit, présentiel) dans une posture d'écoute et de respect

- Enregistrement des plaintes et réclamations dans l'outil institutionnel

- Collecte des éléments de réponse de la part des services

- Accusé de réception aux réclamations

4/ Contribution à l'amélioration continue de la qualité :

- Participation aux groupes de travail transversaux liés aux droits des usagers, à la communication ou à la qualité de la prise en charge

- Suivi et analyse des indicateurs liés aux droits des usagers

Compétences requises:

- Maîtrise des outils bureautiques

- Capacités rédactionnelles (courriers, rapports, PV)

- Gestion administrative rigoureuse (procédures, traçabilité, délais)

- Sens de l'écoute et de la médiation, posture bienveillante

- Diplomatie, neutralité, gestion des situations émotionnellement sensibles

- Capacités de communication orale et écrite

- Travail en transversalité avec les équipes médicales, paramédicales et administratives

Qualités requises:

- Travail en équipe

- Discrétion professionnelle, respect de la confidentialité

- Maitrise de soi, gestion du stress

- Organisation, méthodologie, autonomie

- Réactivité et capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément

- Sens du service public et des droits des usagers