Secrétaire H/F - Siege du Gpeajh

L'APAJH Marne - GPEAJH recrute un(e) Secrétaire.
Le poste proposé concerne le SESSAD du GPEAJH situé à Reims qui fait partie des 4 structures gérées par l'association.

MISSIONS
Sous la responsabilité hiérarchique de la Directrice du Pôle Enfance, et de la Cheffe de Service par délégation, le(la) Secrétaire a les missions suivantes :

Assure le suivi administratif du dossier de l'élève
- Prépare le dossier d'admission, en référence au dossier type
- Classe les différents documents relatifs à l'élève, en fonction de leur nature (administratifs, écrits professionnels, courriers.)
- Tient à jour la fiche de renseignements
- S'assure de la validité des documents (notifications MDPH, Attestations CPAM, mutuelle)
- Archive les éléments du dossier à la sortie de l'élève

Rédige et met en forme les écrits professionnels
À partir des documents types :
- Saisit et met en forme les PIA et les avenants, à partir des écrits remis par chaque professionnel
- Saisit les synthèses, les fiches administratives et attestations à partir des écrits remis par la Chef de service
- Saisit les écrits en lien avec le suivi de l'élève (scolarité, points intermédiaires, VAD.)
- Met en forme les anamnèses et les différents bilans (psychologiques, psychométriques, orthophoniques)
- Saisit les différents projets de temps individuels ou collectifs
S'assure de la communication interne et externe
Communication interne :
- Chaque semaine, assiste aux réunions, en assure le compte rendu et la diffusion
- Chaque mois, s'assure de la mise à jour et de la diffusion des fiches de suivi élèves et des plannings de l'équipe
- A chaque vacances scolaires, réalise un tableau organisationnel des temps individuels et collectifs
- Chaque fois que nécessaire, s'assure de la mise à jour et de la diffusion à l'équipe des tableaux « adresse parents - agenda » et « scolarité ».
- S'assure de la mise à jour des tableaux « Bilans » et « kilomètres »
- Organise et archive la documentation à disposition de l'équipe

Communication externe :
- Assure l'accueil téléphonique et la diffusion des messages
- Rédige les différents courriers en lien avec l'accompagnement de l'élève
- Tient à jour le cahier d'envoi des différents courriers
- Rédige les différentes conventions de partenariat (scolaires, orthophonistes .)

COMPÉTENCES NÉCESSAIRES
- Maîtrise de la langue française écrite et orale,
- Maîtrise des outils bureautiques (Word - Excel - Autres logiciels),
- Capacités rédactionnelles.

LES CANDIDATURES (CV, LETTRE DE MOTIVATION EXIGÉS ET ATTESTATION D'HONORABILITÉ) SONT À ADRESSER À MONSIEUR BAS, DIRECTEUR GÉNÉRAL, À L'ADRESSE : ****@****.**

Experience: Débutant accepté

Compétences: Mettre à jour un dossier, une base de données,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Classer des documents,Accueillir, orienter, renseigner un public

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Hébergement médicalisé pour enfants handicapés

Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).