Chargé d'Accueil et du Secrétariat des Services - Parc Naturel Regional du Marais Poitevin H/F - Etablissements publics de coopération intercommunale

Le Syndicat mixte du Parc naturel régional du Marais poitevin est représenté par les collectivités membres composées de : 2 régions, 3 départements, 8 EPCI et 88 communes classées.
Sous l'autorité de la responsable administrative et financière et de la directrice générale, l'agent sera chargé de l'accueil et du secrétariat des services au sein de l'équipe.

Accueil et appui aux services :
Accueil téléphonique et physique (rendez-vous)
Remise en forme des courriers, conventions...
Mailing, envoi en masse (hors instances)
Tâches administratives diverses
Envoi revue de presse
Archivage
Réservation de salle réunion, visio

Gestion des déplacements :
Contact avec l'agence de voyage pour les réservations lors des déplacements des agents (hôtel, train...)
Vérification et transmission ordres de mission, fiches restaurant

Gestion du courrier
Enregistrement du courrier entrant sur tableau Excel + distribution et classement
Mise sous pli pour départ courrier

Missions secondaires
Appui logistique en cas d'absence de la chargée de logistique
Préparation et installation salle, émargement (mobilisation AG)

Compétences requises
Connaître le fonctionnement de la fonction publique territoriale
Maîtrise des techniques de secrétariat et de rédaction
Maîtrise des outils de bureautique (Excel, Word ...)
Connaître les techniques d'accueil et de communication (expression et rédaction) ainsi que d'archivage

Aptitudes et qualités personnelles
Faire preuve de rigueur, de discrétion et de confidentialité
Avoir le sens de l'organisation et la gestion des priorités
Adaptabilité, dynamisme, travail en équipe, polyvalence, capacité relationnelle et d'écoute