Assistant de Direction - Mairie de Chalon sur Saône H/F - Communes

Sous la responsabilité du Directeur Général Adjoint, vos missions s'articulent autour de 3 axes :

- Une assistance au Directeur Général Adjoint ( DGA);
- Une assistance au Directeur Administratif et Financier (DAF):
- La participation à la continuité de service « Allo Mairie » : en l'absence de la collègue en charge de cette mission :

Une assistance au Directeur Général Adjoint ( DGA) :

- Accueil téléphonique ou physique des différents interlocuteurs ;
- Gestion de l'agenda : organisation des déplacements, planifications de réunions,... ;
- Préparation et suivi des réunions : réservation salle, envoi des convocations, diffusion de l'ordre du jour, participation à certaines réunions avec prises de notes et comptes rendus ;
- Gestion administrative : produire des documents administratifs (courriers, rapports, tableaux de synthèse), gestion des courriers dans Kolok, gestion du stock de fournitures, classement et archivage ;
- Participation à la préparation des instances municipales et communautaires : suivi, relance et relecture ;
- Suivi de dossiers transversaux : centraliser les rapports d'activités des différents services, préparer les réunions « Maire en Direct ».

Une assistance au Directeur Administratif et Financier (DAF):

- Organisation des ressources internes des différents services de la délégation (ressources humaines, administratif, logistique) ;
- Participation à la centralisation et au suivi des données budgétaires ;
- Participation à la mission d'exécution budgétaire.

La participation à la continuité de service « Allo Mairie » : en l'absence de la collègue en charge de cette mission :

- Réception et traitement des demandes téléphoniques des usagers concernant le domaine public via le numéro vert,
- Réception et traitement des appels d'alerte de la survenance d'un évènement sur la Commune.

- Bac +2 dans le domaine d'activités
- Savoir analyser les demandes, gérer les priorités et respecter les échéances ;
- Connaissance de l'organisation et du fonctionnement des collectivités territoriales et de leurs partenaires;
- Très bonnes qualités relationnelles et rédactionnelles ;
- Maîtrise des outils bureautiques ;
- Savoir travailler en équipe et en transversalité ;
- Organisation, rigueur et autonomie ;