Office Manager Delegue H/F - Calogena

L'office manager délégué assure, en lien direct avec l'office manager principal, les activités d'accueil et de gestion des établissements d'Aix-en-Provence et de gestion des achats indirects nécessaires au bon fonctionnement de l'entreprise et des établissements d'Aix-en-Provence en particulier. Il/elle garantit la disponibilité des biens et prestations, optimise les coûts, sécurise les fournisseurs et contribue à la qualité des services apportés aux collaborateurs de l'entreprise.

Vos responsabilités principales seront les suivantes :

Support à l'accueil

En collaboration avec l'Office Manager principal :

- Gérer l'accueil des établissements d'Aix-en-Provence :
- Gestion de l'accueil physique et téléphonique,
- Réception et orientation des visiteurs, collaborateurs et interlocuteurs externes.
- Gestion des badges d'accès et suivi des entrées et sorties des visiteurs.
- Organiser et préparer les salles de réunion : réservation et mise à disposition des équipements nécessaires.
- Gérer le courrier, les colis, les coursiers et les livraisons sur site.
- Contribuer au bon fonctionnement quotidien des services généraux des sites.
- Assurer le support aux collaborateurs sur les sujets liés aux équipements et aux services.
- Contribuer à l'organisation des arrivées, départs et mouvements internes.

Gestion des achats de fonctionnement

Contribuer aux achats indirects de l'entreprise :

- Mobilier de bureau et équipements d'aménagement.
- Matériel informatique et périphériques.
- Téléphonie fixe et mobile.
- Politique voyage.
- Fournitures de bureau.
- Consommables et équipements de fonctionnement.
- Gardiennage et sécurité.
- Nettoyage des locaux.
- Entretien des espaces verts.
- Maintenance et prestations liées aux infrastructures du site.

À ce titre :

- Recueillir et analyser les besoins des utilisateurs.
- Réaliser les consultations fournisseurs et demandes de devis.
- Comparer les offres selon les critères coût, qualité, délai et service.
- Négocier les conditions commerciales.
- Proposer des politiques de mutualisation et de globalisation.
- Émettre et suivre les commandes.
- Assurer le suivi budgétaire des dépenses.

Le cas échéant, gestion de la sous-traitance de capacité

- Accompagner les directions métiers dans la contractualisation des prestations en support des acheteurs projets.
- Participer à la définition des besoins.
- Consulter les prestataires et analyser les offres.
- Assurer le suivi administratif et contractuel des prestations.
- Veiller au respect des engagements de coût, qualité et délai.

Compétences techniques

- Maîtrise des techniques d'accueil
- Maîtrise du processus achats, des achats indirects et des services généraux
- Gestion des fournisseurs et des contrats
- Bonne maîtrise des outils bureautiques (Excel, PowerPoint, ERP achats)
- Suivi budgétaire et analyse des coûts
- Capacités rédactionnelles et contractuelles

Compétences comportementales

- Sens du service et orientation client interne
- Organisation et rigueur
- Capacité de négociation
- Esprit d'analyse et de synthèse
- Réactivité et autonomie
- Excellentes qualités relationnelles
- Gestion des priorités dans un environnement multi-interlocuteurs et multilingues (anglais professionnel exigé).

Profil recherché

- Formation Bac +3 en achats, supply chain, gestion ou administration des entreprises.
- Expérience avérée en office management, achats indirects, services généraux, gestion fournisseurs.

Pourquoi rejoindre Calogena ?

Pour contribuer activement au développement d'une solution énergétique décarbonée pour un déploiement à grande échelle :

- Une contribution active à la conception d'un projet d'envergure, alliant vision industrielle et contenu technologique forts, avec l'objectif d'une première mise en construction avant 2030
- Une responsabilité directe sur une solution destiné à être déployé à grande échelle
- Un environnement de travail dynamique, innovant et exigeant au sein d'une équipe d'ingénieurs et d'experts aguerris du nucléaire

Le chauffage représente un tiers des besoins en énergie en Europe. 90% du chauffage est réalisé à partir de combustion, fortement émettrice de CO2. Calogena, filiale du groupe industriel Gorgé, développe un petit réacteur nucléaire (SMR - Small Modular Reactor) visant à offrir une solution décarbonée, fiable et souveraine pour l'alimentation des réseaux de chaleur de nos villes.

Lauréate du programme France 2030, Calogena développe un réacteur à eau de 35 MWth à conception passive, conçu pour offrir un niveau de sûreté élevé, une grande simplicité d'exploitation et une intégration optimisée dans les environnements urbains.

Calogena se positionne sur un marché stratégique, à très fort potentiel de déploiement en France et à l'international, pour contribuer à l'atteinte du net-zero. Calogena répond déjà à des appels d'offres en Europe pour l'installation de solutions nucléaires pour le chauffage urbain.

Le projet Calogena est aujourd'hui en phase d'Avant-Projet Détaillé, étape clé dans la trajectoire industrielle menant à la réalisation d'un premier prototype puis au déploiement en série. La construction du premier réacteur est visée à l'horizon 2029.L'ingénierie est organisée en plateau projet à Aix-en-Provence, réunissant des expertises de haut niveau en architecture, sûreté, intégration et ingénieries métiers. Dans ce contexte, le Responsable Architecture Produit joue un rôle central.