Assistant de la Directrice Adjointe de Cabinet du Maire - le Havre H/F - Communes

Placé(e) sous l'autorité directe de la directrice adjointe de cabinet, l'assistant(e) assure son appui administratif et organisationnel au quotidien.

Il/Elle travaille en lien étroit avec les membres du cabinet, les élus, la direction générale et les différentes directions de la collectivité, ainsi qu'avec les interlocuteurs institutionnels et partenaires du cabinet.

Le poste

Faciliter l'activité de la directrice adjointe de cabinet et contribuer au fonctionnement fluide et réactif du cabinet du maire, en assurant l'organisation de son activité, la circulation de l'information et le suivi des sollicitations et dossiers nécessitant son attention.

Missions principales

1. Gérer l'agenda et organiser l'activité de la directrice adjointe de cabinet

Tenir et optimiser l'agenda de la directrice adjointe de cabinet
Organiser et prioriser les rendez-vous en fonction des urgences et des enjeux
Anticiper les échéances et points de vigilance
Organiser les réunions, rendez-vous, déplacements et temps de travail
Préparer les éléments nécessaires aux rendez-vous

2. Assurer l'accueil et le traitement des sollicitations

Assurer l'accueil téléphonique et physique des interlocuteurs de la directrice adjointe de cabinet
Identifier le degré d'urgence et de confidentialité des demandes
Filtrer, orienter et transmettre les sollicitations aux bons interlocuteurs
Assurer le suivi des demandes nécessitant une réponse ou une intervention du cabinet

3. Assurer le suivi administratif de la directrice adjointe de cabinet

Gérer les courriers, courriels, invitations et documents adressés à la directrice adjointe de cabinet
Préparer et mettre en forme courriers, notes, comptes rendus et documents de travail
Constituer les dossiers nécessaires aux réunions et rendez-vous
Organiser le classement et l'archivage des documents

4. Contribuer à la circulation de l'information au sein du cabinet

Recueillir et transmettre les informations utiles aux membres du cabinet
Faciliter les échanges entre la directrice adjointe de cabinet, les élus, la direction générale et les services
Identifier les informations nécessitant une alerte ou un traitement rapide
Contribuer à la bonne coordination quotidienne de l'équipe du cabinet

Compétences et qualités requises

Savoir-faire

Excellente maîtrise des techniques de secrétariat et d'assistanat de direction.
Très bonnes capacités rédactionnelles et orthographiques.
Maîtrise des outils bureautiques et collaboratifs.
Excellente organisation et capacité à gérer simultanément plusieurs sollicitations.
Capacité à hiérarchiser les priorités et à travailler dans l'urgence.

Savoir-être

Discrétion et confidentialité absolues.
Loyauté et sens du service public.
Réactivité, disponibilité et adaptabilité.
Diplomatie, tact et excellentes qualités relationnelles.
Autonomie, rigueur et sens de l'anticipation.

Spécificités du poste

Poste nécessitant une grande disponibilité et une forte réactivité.
Gestion régulière de situations urgentes et d'informations sensibles ou confidentielles.
Pics d'activité liés à l'agenda institutionnel et politique.