Chargé d'Accueil et de Gestion Administrative H/F - Ephisens
Chargé d'Accueil et de Gestion Administrative H/F
Ephisens · Gap - 05 · CDI
Les missions du poste
LE CABINET
Les 60 collaborateurs d'EPHISENS regroupés sur nos 4 sites des Hautes-Alpes (Briançon, Chabottes, Embrun et Gap) accompagnent plus d'un millier de clients dans leur comptabilité, leur gestion et leur développement.
Ephisens c'est 40 ans de projets, de développement et d'innovation (cabinet entièrement digitalisé) ancré dans des valeurs de satisfaction client et de développement des compétences de nos collaborateurs qui occupent 6 pôles d'expertises métiers : Comptabilité, Social, Juridique, Audit-Conseil, Digital et Fonctions Supports.
Vous êtes au coeur de nos missions à forte valeur ajoutée : Accompagner, Challenger nos clients et nos collaborateurs, Innover, Communiquer !
LE POSTE : MISSION PRINCIPALE
L'équipe Ephisens de Gap recrute un(e) Chargé(e) d'accueil et de gestion administrative.
Si vous voulez vous épanouir dans un environnement qui concilie performance, accompagnement et bonne humeur, vous êtes au bon endroit !
Votre rôle sera de participer à l'optimisation de l'organisation et des process Accueil et Gestion administrative du Pôle Fonctions Supports
LE POSTE : ACTIVITES
* Gestion Poste Accueil
- Accueil : accueil physique et téléphonique de la clientèle
- Prise de rendez-vous d'un expert-comptable et suivi agenda
- Traitement du courrier et courriels
- Gestion des fournitures internes
- Relais avec les intervenants extérieurs (maintenance des locaux)
- Scannérisation des pièces comptables
* Gestion Poste administration
- Assistance de la responsable administrative comprenant :
- Gestion et suivi des prospects (prise de enseignements, RDV, création du dossier informatique)
- Gestion des mandats de prélèvements - plateforme Jedéclare
- Accompagnement à la préparation de la facturation client, contrôle de la saisie des temps, saisie des débours,
- Envoi des factures
- Encaissement client et relance
- Rédaction courriers et attestations
- Suivi et mises à jour des bases clients
- Tâches administratives confiées au pôle
LES COMPETENCES ET APTITUDES :
- Maîtrise des outils bureautiques (Excel, Word, Outlook, Teams)
- Adaptation, réactivité et anticipation
- Autonomie et prise d'initiative
- Sens du contact et de la relation client
- Travail en équipe
- Polyvalence
FORMATION INITIALE
Vous êtes titulaire d'un Bac +2 dans la gestion administrative d'entreprise ou l'assistanat de direction
EXPERIENCE
Vous avez une expérience dans des missions de gestion administrative.
L'ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL :
La taille humaine de notre Cabinet (60 collaborateurs) nous permet un fonctionnement agile et flexible.
- Environnement de travail collaboratif, participatif (commissions de travail dans lesquelles chacun peut prendre part au développement du cabinet par ses idées et son engagement)
- Cohésion d'équipe : des liens solides entre les collaborateurs se créent grâce à des événements d'équipe réguliers
- Plan de développement des compétences renforcé par des parcours de formation en interne et en externe.
- Process Ressources Humaines tenant compte de vos besoins personnel, familial et de repos
- Mise à disposition d'une salle de sport / douche au sein du site de Gap
AVANTAGE EPHISENS
Travailler chez nous, c'est rejoindre une équipe qui intervient pour ses clients et non pas pour des dossiers, où l'accompagnement interne et externe est une véritable valeur ajoutée !
Travailler chez nous, c'est évoluer dans un environnement convivial, collaboratif et participatif, où chacun peut apporter ses idées. C'est aussi un environnement stimulant permettant de travailler avec des outils digitaux modernes
L'apport de nouveaux clients ou la cooptation de nouveaux collaborateurs est gratifié en prime.
Vous bénéficiez de notre mutuelle ALLIANZ, de la carte SWILE pour vos repas.
Les 60 collaborateurs d'EPHISENS regroupés sur nos 4 sites des Hautes-Alpes (Briançon, Chabottes, Embrun et Gap) accompagnent plus d'un millier de clients dans leur comptabilité, leur gestion et leur développement.
Ephisens c'est 40 ans de projets, de développement et d'innovation (cabinet entièrement digitalisé) ancré dans des valeurs de satisfaction client et de développement des compétences de nos collaborateurs qui occupent 6 pôles d'expertises métiers : Comptabilité, Social, Juridique, Audit-Conseil, Digital et Fonctions Supports.
Vous êtes au coeur de nos missions à forte valeur ajoutée : Accompagner, Challenger nos clients et nos collaborateurs, Innover, Communiquer !
LE POSTE : MISSION PRINCIPALE
L'équipe Ephisens de Gap recrute un(e) Chargé(e) d'accueil et de gestion administrative.
Si vous voulez vous épanouir dans un environnement qui concilie performance, accompagnement et bonne humeur, vous êtes au bon endroit !
Votre rôle sera de participer à l'optimisation de l'organisation et des process Accueil et Gestion administrative du Pôle Fonctions Supports
LE POSTE : ACTIVITES
* Gestion Poste Accueil
- Accueil : accueil physique et téléphonique de la clientèle
- Prise de rendez-vous d'un expert-comptable et suivi agenda
- Traitement du courrier et courriels
- Gestion des fournitures internes
- Relais avec les intervenants extérieurs (maintenance des locaux)
- Scannérisation des pièces comptables
* Gestion Poste administration
- Assistance de la responsable administrative comprenant :
- Gestion et suivi des prospects (prise de enseignements, RDV, création du dossier informatique)
- Gestion des mandats de prélèvements - plateforme Jedéclare
- Accompagnement à la préparation de la facturation client, contrôle de la saisie des temps, saisie des débours,
- Envoi des factures
- Encaissement client et relance
- Rédaction courriers et attestations
- Suivi et mises à jour des bases clients
- Tâches administratives confiées au pôle
LES COMPETENCES ET APTITUDES :
- Maîtrise des outils bureautiques (Excel, Word, Outlook, Teams)
- Adaptation, réactivité et anticipation
- Autonomie et prise d'initiative
- Sens du contact et de la relation client
- Travail en équipe
- Polyvalence
FORMATION INITIALE
Vous êtes titulaire d'un Bac +2 dans la gestion administrative d'entreprise ou l'assistanat de direction
EXPERIENCE
Vous avez une expérience dans des missions de gestion administrative.
L'ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL :
La taille humaine de notre Cabinet (60 collaborateurs) nous permet un fonctionnement agile et flexible.
- Environnement de travail collaboratif, participatif (commissions de travail dans lesquelles chacun peut prendre part au développement du cabinet par ses idées et son engagement)
- Cohésion d'équipe : des liens solides entre les collaborateurs se créent grâce à des événements d'équipe réguliers
- Plan de développement des compétences renforcé par des parcours de formation en interne et en externe.
- Process Ressources Humaines tenant compte de vos besoins personnel, familial et de repos
- Mise à disposition d'une salle de sport / douche au sein du site de Gap
AVANTAGE EPHISENS
Travailler chez nous, c'est rejoindre une équipe qui intervient pour ses clients et non pas pour des dossiers, où l'accompagnement interne et externe est une véritable valeur ajoutée !
Travailler chez nous, c'est évoluer dans un environnement convivial, collaboratif et participatif, où chacun peut apporter ses idées. C'est aussi un environnement stimulant permettant de travailler avec des outils digitaux modernes
L'apport de nouveaux clients ou la cooptation de nouveaux collaborateurs est gratifié en prime.
Vous bénéficiez de notre mutuelle ALLIANZ, de la carte SWILE pour vos repas.
Le profil recherché
Experience: 2 An(s)
Compétences: Procéder à l'enregistrement, au tri, à l'affranchissement du courrier,Accueillir, orienter, renseigner un public,Analyser les besoins en fournitures de bureau et gérer les approvisionnements,Classer des documents,Effectuer un reporting régulier à la hiérarchie,Gérer des réclamations et litiges,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Gérer les réservations de salles et de matériel,Maintenir à jour les dossiers administratifs,Mettre à jour un dossier, une base de données,Mettre en forme un document,Organiser l'agenda des réunions,Organiser le traitement des commandes,Prioriser des tâches en fonction des urgences et des besoins,Répondre aux demandes d'information internes et externes,Utiliser les outils numériques,Utiliser une messagerie sécurisée,secrétariat juridique,Utilisation de l'IA
Permis: B - Véhicule léger souhaité
Qualification: Employé qualifié
Secteur d'activité: Activités comptables
Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Compétences: Procéder à l'enregistrement, au tri, à l'affranchissement du courrier,Accueillir, orienter, renseigner un public,Analyser les besoins en fournitures de bureau et gérer les approvisionnements,Classer des documents,Effectuer un reporting régulier à la hiérarchie,Gérer des réclamations et litiges,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Gérer les réservations de salles et de matériel,Maintenir à jour les dossiers administratifs,Mettre à jour un dossier, une base de données,Mettre en forme un document,Organiser l'agenda des réunions,Organiser le traitement des commandes,Prioriser des tâches en fonction des urgences et des besoins,Répondre aux demandes d'information internes et externes,Utiliser les outils numériques,Utiliser une messagerie sécurisée,secrétariat juridique,Utilisation de l'IA
Permis: B - Véhicule léger souhaité
Qualification: Employé qualifié
Secteur d'activité: Activités comptables
Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
