Assistant de Direction - Sivom Région de Castets du Langonnais et du Sauternais H/F - Etablissements publics de coopération intercommunale

Placé(e) sou l'autorité hiérarchique du Directeur Général des Services et de la Directrice Générale Adjointe, vous assurez les missions d'assistanat de direction et contribuez à l'organisation administrative, au suivi des dossiers de la Direction. Vous effectuez aussi des tâches de facturation et d'aide au service administratif.

Tâches régulières

- Assistanat de direction : Gestion de l'agenda, filtrage des appels téléphoniques, saisie et traitement des courriers, des mails reçus sur la boîte générique et notes internes

- Organiser les réunions de direction, CODIR, bureaux syndicaux et Comités syndicaux : planification, invitations, réservation de salle et préparation des documents nécessaires, télétransmission des actes administratifs

- Assurer la gestion administrative du courrier : réception, traitement, classement en assurant la confidentialité des courriers, gestion d'un registre des réclamations

- Suivi administratif et institutionnel : Rédaction, mise en forme et suivi des courriers, des comptes rendus, des délibérations, des arrêtés, des conventions et des dossiers de réunions

- Gestion de l'information : Traitement des courriels, diffusion des informations internes/externes et application des règles d'archivage et de gestion documentaire.

- Accueil physique et téléphonique des usagers, élus, partenaires et prestataires.

- Gestion facturation : Calcul et émission des factures eau potable et assainissement collectif,


Missions secondaires du poste

- Renfort pour les autres services en fonction des compétences

Les « savoirs faire »

- Maitrise des outils informatiques Excel Word
- Connaissance de l'environnement territorial
- Expérience significative dans un poste similaire


Les « savoir-être »

- Grande discrétion professionnelle (traitement de dossiers sensibles ou confidentiels),
- Autonomie et sens des responsabilités.
- Sens du Service Public
- Rigueur, méthode et esprit d'analyse.
- Capacité à travailler en transversalité.
- Qualités relationnelles et rédactionnelles

Régime d'emploi

Cadre statutaire

- Catégorie : C (contractuel)
- Filière : Administrative
- Cadre d'emplois : Adjoint administratif