Responsable du Secrétariat Général - Communaute de Communes du Grand Pontarlier H/F - Etablissements publics de coopération intercommunale

Sous l'autorité de l'Exécutif et du Directeur Général des Services, vous encadrez les agents du Secrétariat Général.

1 / Cabinet de l'Exécutif :

- Coordonner l'organisation pratique des activités du Président, des Elus, et des Directeurs Généraux des Services ;
- Elaboration du planning annuel des Assemblées délibérantes, du Bureau et des Commissions en collaboration avec le Responsable du secrétariat général de la ville de Pontarlier ;
- Gestion hebdomadaire des plannings ;
- En charge de la gestion administrative des réunions de Bureau, relecture des comptes-rendus ;
- Relecture/Mise en forme du Rapport d'Activités CCGP et du Plan Intercommunal de Sauvegarde
- Assurer l'accueil physique et téléphonique du Cabinet du Président, des Elus et des Directeurs Généraux ;
- Coordonner les agendas de la Direction Générale (en coordination avec le Responsable du Secrétariat Général de la VDP), du Président et des élus.


2 / Gestion courante :

- Piloter et assurer l'encadrement du service ;
- Elaboration des budgets (BP, BS, DM) de la Direction Générale
- et du mobilier pour les collectivités ;
- En charge du Mobilier pour la Direction Générale CCGP et des salles CCGP
- Rédaction et mise en forme de correspondances courantes et autres documents administratifs ;
- Assistance et support administratifs dans la gestion des dossiers de la Direction Générale ;
- Gestion du contrat des distributeurs de boisson ;
- Relations publiques - point d'appui sur les évènements ponctuels CCGP (inaugurations, cérémonies Château de Joux, etc....)

3/ Gestion logiciel interne

- Agent Virtuel d'accueil (AVA) : piloter et superviser le fonctionnement ;
- Logiciel de gestion du courrier et du parapheur électronique (Maarch) : piloter et superviser le fonctionnement.

COMPETENCES REQUISES

- Encadrer une équipe ;
- Savoir s'adapter à ses interlocuteurs ;
- Qualités relationnelles confirmées ;
- Maitriser l'orthographe, la syntaxe et les règles de grammaire ;
- Maîtriser l'outil informatique et les NTIC en général ;
- Avoir une bonne expression orale et écrite ;
- Gérer un budget ;
- Prendre des initiatives ;
- Connaître l'environnement institutionnel et le processus décisionnels des collectivités territoriales
- Connaître les missions des Administrations et partenaires publics
- Connaître tous les interlocuteurs (internes et externes)
- Maîtriser l'outil informatique (pack office, Intranet, Internet...)
- Faire preuve de méthodologie, d'organisation et de rigueur.