Assistante de Direction H/F - Ordre des Architectes

Contexte

L'assistante de direction est le point d'appui administratif de la direction et le pivot organisationnel d'une agence de 13 personnes. Elle libère la gérante des tâches de gestion pour qu'elle se consacre à la conception, au développement commercial et au suivi des maîtres d'ouvrage.

EJ Architecture est une agence parisienne (Paris 3e) spécialisée en rénovation et réhabilitation hôtelière. Elle intervient en maîtrise d'oeuvre, parfois en co-traitance, sur des missions d'architecture et de décoration. Le poste combine donc assistanat de direction, gestion administrative de l'agence et appui administratif aux projets.

Identification du poste

Assistante de direction (H/F)

Rattachement : directement à la gérante, Elsa Joseph

Interlocuteurs internes : chefs de projet, architectes, dessinateurs, stagiaires (13 personnes)

Interlocuteurs externes : maîtres d'ouvrage hôteliers, co-traitants, BET, entreprises, expert-comptable, banque, assureurs, Ordre des architectes

Contrat : CDI, temps plein (35h ou 4/5eme à confirmer)

Statut : ETAM, Convention collective des entreprises d'architecture (IDCC 2332)

Lieu : 323 rue Saint-Martin, 75003 Paris - présentiel, télétravail ponctuel uniquementpossible

Prise de poste : Décembre 2026

Missions

Le poste se répartit en cinq domaines ; les parts de temps sont indicatives et servent à cadrer les priorités.

1. Assistanat de la direction ( 25 %)

• Gérer l'agenda de la gérante : rendez-vous MOA, réunions de chantier, jurys, déplacements
• Filtrer et traiter le courrier et les mails, rédiger les courriers courants
• Préparer les dossiers de rendez-vous et les comptes rendus de réunions internes

• Organiser les déplacements et les événements de l'agence

2. Gestion administrative et financière ( 30 %)

• Émettre les notes d'honoraires selon l'avancement des phases de mission (ESQ, APS, APD, PRO, DCE, ACT, VISA, DET, AOR)
• Suivre les encaissements, relancer les impayés, tenir le tableau de facturation par projet
• Préparer les éléments comptables pour l'expert-comptable (pièces, notes de frais, rapprochements)
• Suivre les fournisseurs, abonnements (logiciels, licences), contrats de maintenance

• Gérer les assurances de l'agence : RC professionnelle, déclarations annuelles d'activité, attestations

3. Appui administratif aux projets ( 25 %)

• Mettre en forme les contrats de maîtrise d'oeuvre, avenants et conventions de co-traitance à partir des trames de l'agence
• Constituer les dossiers de candidature et d'offres (références, attestations, CV, moyens) = l'agence ne fait pas de concours
• Suivre les dépôts administratifs (PC, DP, AT ERP) et leurs délais d'instruction
• Diffuser et archiver les pièces : DCE, comptes rendus, ordres de service, PV de réception

• Tenir à jour la base des références et visuels de l'agence

4. Ressources humaines et vie d'agence ( 15 %)

• Préparer les éléments de paie mensuels (absences, congés, heures) pour le cabinet de paie
• Gérer les dossiers du personnel, visites médicales, mutuelle, titres-restaurant, Navigo
• Organiser recrutements et intégrations : annonces, conventions de stage, accueil des nouveaux arrivants

• Suivre les formations et les obligations de formation continue des architectes inscrits à l'Ordre

5. Services généraux et communication ( 5 %)

• Gérer les locaux, fournitures, matériel informatique et prestataires (ménage, IT, reprographie)
• Mettre à jour le site ej-architecture.fr et les réseaux professionnels avec les projets livrés

• Assurer l'accueil téléphonique et physique de l'agence

Profil recherché

Bac +2 à Bac +3 (BTS Support à l'action managériale, gestion PME ou équivalent) avec 3 à 5 ans d'expérience, idéalement en agence d'architecture, bureau d'études ou cabinet libéral.

Compétences techniques

• Maîtrise de la facturation et du suivi de trésorerie d'une petite structure
• Connaissance des bases de la commande privée en maîtrise d'oeuvre (phases de mission, honoraires, avenants) - un plus fort
• Pack Office avancé (Excel : tableaux de suivi), outils de gestion d'agence

• Rédaction soignée en français

Savoir-être

• Rigueur et fiabilité sur les échéances (factures, assurances, dépôts)
• Discrétion : accès aux données financières, salariales et contractuelles
• Capacité à prioriser entre urgences de la direction et besoins des équipes projet
• Autonomie et sens de l'initiative : propose des améliorations d'organisation

• Aisance relationnelle avec des interlocuteurs variés (MOA, entreprises, administrations)

Conditions, indicateurs et points à arbitrer

Conditions proposées

• Rémunération : coefficient de la grille de la CCN des entreprises d'architecture, à fixer selon l'expérience
• Avantages : mutuelle, titres-restaurant, remboursement Navigo à 50 %
• Période d'essai : 2 mois, renouvelable une fois