Responsable Secretariat General et de l'Accueil - les Mees H/F - Communes

Fonctions
Sous la responsabilité du directeur général des services, organise le secrétariat général et assure le suivi administratif des assemblées, des actes et du courrier. Encadre l'agent d'accueil et contribue à la qualité et à la continuité du service au public. Les activités d'accueil et de gestion administrative actuelles sont conservées en soutien et en suppléance.
Conditions d'exercice
Travail en bureau, contraintes ponctuelles liées à l'accueil, dans le respect du temps de travail. Respect des obligations de neutralité, de confidentialité et de protection des données.
Autonomie dans l'organisation des activités selon les priorités du DGS. Responsabilité du suivi des échéances, de la traçabilité et de l'alerte en cas d'anomalie. Les services restent chargés du contenu technique de leurs dossiers ; le DGS valide les projets et arbitre les difficultés.
Le poste comporte des permanences occasionnelles pour la célébration des mariages le samedi et des déplacements occasionnels dans le cadre des missions de DRM. Le télétravail est possible. Un bureau individuel peut être utilisé, au besoin, pour assurer les missions d'analyse de dossiers.
Relations fonctionnelles
Relations régulières avec le DGS, les élus, l'ensemble des services, les interlocuteurs du contrôle de légalité et les usagers. Autorité hiérarchique directe sur l'agent d'accueil et coordination fonctionnelle avec les autres services. Dans le cadre de ses missions, entretient également des relations avec les notaires pour la délivrance de copies d'actes d'état civil, les entreprises de pompes funèbres, les EHPAD, les autres collectivités territoriales et les institutions diverses (INSEE, ANTS, CERT...), ainsi qu'avec les établissements scolaires et les associations.

Consultez le détail complet de l'offre sur la page https://www.emploi-territorial.fr/offre/o004261106001547-responsable-secretariat-general-accueil?pk_campaign=ep ou en cliquant sur le bouton "Postuler sur le site employeur".

Compétences ou connaissances souhaitées
- Fonctionnement communal, préparation des assemblées, rédaction administrative et formalités applicables aux actes.
- Encadrement de proximité, transmission des savoir-faire et conduite de l'entretien professionnel.
- État civil, législation funéraire et procédures des démarches confiées à l'accueil.
- Bureautique, télétransmission, publication et logiciels métiers, notamment CIRIL État civil et 3D Ouest Gestion des cimetières.
- Organisation, rigueur, pédagogie, recherche documentaire, discrétion et sens du service public.