Manager Opérationnel Pôle Courrier - Conseil Régional de Normandie H/F - Conseils régionaux
Les missions du poste
La Direction des moyens généraux (DMG) a pour missions de répondre aux besoins de l'administration régionale sur les sites de Rouen et de Caen en assurant le fonctionnement, la performance et l'optimisation des pôles suivants : accueil, documentation, archives, entretien des locaux, sécurité, transports, reprographie, courrier, restauration.
Le Pôle courrier/reprographie assure le traitement du courrier (entrant et sortant) de la collectivité en veillant à sa traçabilité et sa distribution et la réalisation de prestations de reprographie de qualité.
Activités
Mettre en oeuvre les orientations de la collectivité pour ce qui concerne les activités du pôle courrier-reprographie
Coordonner et assurer l'activité de traitement du courrier entrant et sortant de la collectivité (en veillant à sa traçabilité et sa distribution) et l'activité de reprographie.
Pilotage
Organiser le travail du pôle courrier-reprographie du site de Rouen (anticipation, planification et répartition des tâches) en relation avec le pôle courrier du site de Caen
S'assurer de la montée en compétence et évaluer les activités des agents de son équipe
Superviser/gérer le matériel mis à disposition du pôle
Mettre en place des outils et procédures de traitement
Participer au suivi des marchés du pôle
Contribuer à la réflexion et mettre en oeuvre les projets portés par la Collectivité ou relevant d'évolutions règlementaires : évolution des logiciels, changement de l'organigramme, processus de dématérialisation du courrier et des factures
Établir des tableaux de bord et statistiques relatifs à l'activité du courrier et de la reprographie
Assurer la relation aux services régionaux et à la hiérarchie (être le « référent du pôle ») et avec les prestataires
Accompagner les activités de reprographie assurée par un agent du pôle
Contribuer à l'harmonisation des activités et des procédures des deux pôles courrier
Rendre compte au supérieur hiérarchique.
Traitement
Assurer le traitement du courrier entrant : réception, ouverture, tri et numérisation du courrier et des factures arrivant sur le site de Rouen
Relever et traiter les mails arrivant sur la boîte mail courrier
Enregistrer les courriers et factures sur les progiciels dédiés (OSCAR, Grand Angle) afin d'en garantir la traçabilité et la diffusion électronique
Diffuser les courriers dans les services régionaux sous la forme de tournées quotidiennes
Mettre sous pli, adresser et affranchir le courrier
Répondre aux demandes arrivant par différents canaux (boites mails, téléphone, demandes physiques).
Le profil recherché
Connaissances attendues
Maitriser le fonctionnement de la collectivité, des circuits , des procédures et de l'organigramme
Connaitre des services, tarifs et produits de La Poste et leurs évolutions
Connaitre le marché de reprographie
Connaitre et appliquer les procédures réglementaires et spécifiques applicables au traitement des dossiers et aux marchés publics
Maitrise du matériel technique utilisé et de la bureautiques et applications dédiés courrier
Maitriser de Office 365.
Compétences attendues
Disposer d'un esprit de synthèse, adaptabilité, organisation et rigueur
Qualité rédactionnelle.
Savoir faire relationnel
Capacité à travailler en transversalité, esprit d'équipe et aisance relationnelle
Force de proposition, autonome, réactif, polyvalent, disponible et discrétion.
