Adjoint au Chef de Bureau Courrier et Secretaire Assistante H/F - TERRE

- Garantir la distribution de toute la correspondance numérique dans l'organisme ;
- Contrôler le courrier émanant des différents services et en assurer l'expédition vers les organismes externes ;
- Vérifier la conformité des documents soumis à la signature du chef d'organisme ou adjoint ;
- Réceptionner le courrier physique, le trier, l'enregistrer et le distribuer dans les diverses cases des correspondants ;
- Enregistrer et établir la liste de distribution des correspondances officielles des systèmes d'informations utilisés et la proposer à l'OSA ;
- Editer et mettre à la signature les services de garde régimentaire et la décision du corps ;
- Assurer l'accueil des visiteurs ou correspondants téléphoniques, les orienter en fonction de leurs demandes et leurs besoins (filtrage, analyse, exploitation des messages) ;
- Editer les documents courants et les proposer à l'OSA ;
- Assurer la gestion du pointage journalier et renseigner les documents spécifiques au secrétariat ;
- Assurer Les prestations organisées par l'OSA ;
- Présenter et former le personnel sur le SI CORAIL ;
- Etre en mesure de suppléer le chef de secrétariat.

Maitriser les fonctionnalités principales de l'outil bureautique et logiciels de base Word principalement et à la marge Excel et PowerPoint. Etre en mesure d'utiliser des système d'information spécifiques (CORAIL, MUSE, SSF, ...) suite à formation à poste.
Connaître les méthodes de classement et l'utilisation d'une communauté de travail informatique.
Appétence pour la communication
L'agent a une obligation de discrétion et doit détenir une habilitation pour cet emploi.