Responsable Administratif·ve et Financier·e Raf H/F - Small Islands Organisation

Finalité et missions

Garantir la bonne gestion administrative, financière et organisationnelle de l'association, en appui à la direction, afin de sécuriser les financements, les projets et le fonctionnement interne.

1. Comptabilité courante et suivi financier

- Saisie et suivi des factures (Pennylane), paiements, rapprochements bancaires mensuels, notes de frais et facturation
- Suivi des dépenses, recettes, trésorerie et tableaux de bord financiers
- Préparation des éléments comptables et interface avec l'expert-comptable, préparation de la clôture des comptes
- Appui au suivi budgétaire de l'association et des projets (UE, AFD, fondations et autres bailleurs), en lien avec l'appui externe sur les reportings européens
- Contribution au montage administratif et financier des demandes de subvention (éligibilité des dépenses, règles des bailleurs)
- Classement et archivage des pièces comptables, tenue du chrono

2. Administration des ressources humaines

- Suivi des contrats, congés, absences et temps de travail par projet
- Centralisation des éléments variables de paie, relations avec l'OPCO
- Intégration administrative des nouveaux salarié·es, gestion administrative des offres et candidatures

3. Vie associative et instances statutaires

- Calendrier, convocations et procès-verbaux du Conseil d'administration et de l'Assemblée générale
- Campagnes d'adhésion, relances, facturation et reçus fiscaux

4. Volet administratif et financier des événements et missions

- Devis, bons de commande, factures et suivi budgétaire des événements (Meet-Up, colloques, missions internationales)
- Réservation des déplacements : billets, hébergements, assurances

5. Bureau et moyens généraux

- Paiements récurrents (loyer, fournitures, abonnements), relations prestataires, matériel, assurances
- Accueil du personnel et des visiteurs

6. Procédures et outils

- Mise en place, documentation et amélioration des procédures administratives et financières
- Pilotage des prestataires et des outils, dont l'automatisation des tâches répétitives
- Fiabilité des circuits de validation et de paiement

Responsabilités et autonomie

- Responsable de la bonne application et de la fiabilité des procédures internes : finances, RH, instances, bureau
- Délégation partielle pour l'exécution de certains paiements, selon les procédures internes (validation du Directeur, et du Trésorier au-delà de 2 000 €)
- Interlocuteur·rice des prestataires administratifs et financiers (expert-comptable, appui aux reportings européens)
- Coordination avec les chef·fes et chargé·es de projet : outils et tableaux de bord, recueil des informations pour le suivi budgétaire et les reportings
- Autonomie dans l'organisation de son travail ; décisions stratégiques et arbitrages financiers majeurs pris avec le Directeur

Formation et expérience

- Bac +3 à Bac +5 en gestion, comptabilité, administration ou finance, ou expérience professionnelle équivalente
- Au moins 3 ans d'expérience en gestion administrative et financière, idéalement dans une association ou une structure gérant des financements publics

Compétences techniques

- Comptabilité courante et notions de comptabilité associative
- Suivi budgétaire et suivi de subventions (bailleurs publics, fonds européens)
- Gestion administrative du personnel
- Excel et outils bureautiques ; un logiciel comptable en ligne (Pennylane ou équivalent)
- Anglais professionnel écrit et oral indispensable ; une autre langue de travail de SMILO est un plus (portugais, espagnol, italien, arabe)

Qualités professionnelles

- Rigueur, fiabilité et sens de l'organisation
- Capacité à prioriser et à structurer des procédures
- Autonomie et discrétion
- Goût du travail en équipe dans une petite structure
- Intérêt pour l'environnement et la coopération internationale

Conditions du poste

- Contrat : CDI à temps plein, 80 % possible
- Lieu : 13006 Marseille ; présence au bureau requise, télétravail partiel possible
- Prise de poste : dès que possible, en janvier ou février 2027
- Horaires aménageables
- Déplacements ponctuels en France et à l'étranger
- Rémunération : à partir de 32 K€ bruts annuels, selon le niveau d'études et l'expérience
- Avantages : prise en charge de 50 % de l'abonnement aux transports publics

SMILO est une ONG qui accompagne les petites îles de moins de 150 km² vers une gestion durable de leur territoire et la préservation de leur environnement. Autour d'une gouvernance partagée, notre approche vise à garantir le bon état écologique et environnemental d'une île, propice à son développement humain.

Nous encourageons des démarches intégrées de gestion durable des ressources naturelles : eau et assainissement, déchets, énergie, biodiversité, paysages et patrimoines. Nous avons créé et gérons le label Île Durable, et nous finançons et suivons des opérations concrètes, notamment grâce à notre Fonds pour les îles.

Nous animons une communauté internationale d'îles et de partenaires insulaires en Europe, Méditerranée, Afrique, Océan Indien et Asie du Sud-Est, afin de capitaliser et diffuser les bonnes pratiques entre territoires insulaires.

Contexte

SMILO structure sa fonction administrative et financière dans un contexte de croissance de ses projets, notamment européens et internationaux. Le ou la RAF porte la responsabilité de cette fonction au sein du Secrétariat, sous l'autorité du Directeur.

Le poste s'appuie sur une organisation conçue pour alléger la charge : un cabinet d'expertise comptable, un appui externe spécialisé pour les reportings des projets européens (au moins jusqu'en juin 2027, avec formation de l'équipe), et des outils d'automatisation pour les tâches répétitives. La logistique des événements est portée par les équipes projet ; le poste en conserve le volet administratif et financier.