Assistant de Direction H/F - Service Public

Le Pôle Orientation, Formation et Réussite Étudiante (OFRE) de l'UPJV regroupe plusieurs services qui accompagnent les étudiants tout au long de leur parcours universitaire. Il contribue au développement de l'offre de formation, à l'orientation, à l'innovation pédagogique et à la réussite étudiante

Missions

L'Assistant(e) de Direction assiste la DGAS dans l'organisation quotidienne de son travail et assure une interface à l'interne et à l'externe. Il/Elle assure le secrétariat et contribue au bon déroulement des activités du service.

Activités essentielles

- Assister le Directeur Général des Services dans l'organisation quotidienne de son travail et notamment dans la préparation et le suivi du budget

- Assurer l'organisation, la préparation et le suivi des réunions

- Assurer l'accueil physique et téléphonique et l'orientation des interlocuteurs

- Assurer l'interface avec l'interne et l'externe

- Traiter des dossiers ponctuels

- Rédiger des comptes rendus de réunions

- Suivre le courrier personnel et les affaires réservées

- Assurer la frappe, la relecture, la mise en forme et la valorisation des supports écrits

- Gérer le ou les agendas et contrôler les échéances

- Assurer le soutien logistique de l'activité du service (commandes courantes et commandes groupées)

- Assurer la gestion administrative de projets

- Aider à concevoir et diffuser la lettre d'information du Pôle

- Assurer l'interface entre la DRH et les Directions du Pôle et la circulation des documents RH

- Assister les Directions dans leur gestion administrative (SIP, SFI...)

Connaissances

- Modes de fonctionnement des administrations Publiques

- Fonctionnement budgétaire

- Culture administrative

- Système éducatif et ses enjeux

- Techniques de documentation

- Culture internet

- Environnement professionnel

- Techniques de communication écrite et orale

- Archivage

Compétences opérationnelles

- Savoir planifier et respecter les délais

- Utiliser les outils bureautiques et les logiciels spécifiques à l'activité (OSE, SIFAC+)

- Savoir gérer les aléas

- Réaliser des synthèses

- Techniques de prise de notes

- Rédiger et mettre en forme les documents

- Évaluer et hiérarchiser des besoins

- Structurer son travail

- Accueillir et prendre des messages

- Apporter une réponse personnalisée

Compétences comportementales

- Sens de l'initiative

- Sens de la confidentialité

- Capacité d'adaptation

- Sens de l'organisation

- Réactivité

- Sens relationnel

- Rigueur/Fiabilité