Chargé·e de Procédures de Scolarité H/F - Université Reims-Champagne-Ardenne

L'université de Reims Champagne-Ardenne recrutement un.e chargé.e de procédures de scolarité au sein de la direction des études et de la vie universitaire service des enseignements et de la scolarité.

Activités principales :

Gestion centralisée et suivi des dossiers de scolarité:

· Instruire et suivre les recours gracieux relatifs aux candidatures, aux inscriptions et à la scolarité des étudiants, en veillant au respect des délais, du calendrier et des procédures réglementaires

· Rédiger les réponses et les décisions, en lien avec les composantes et les services concernés

· Assurer la traçabilité des dossiers et produire des bilans ou des indicateurs de suivi à destination de la direction

Harmonisation et pilotage des procédures de scolarité:

· Coordonner les travaux d'harmonisation des procédures de scolarité entre les composantes et les services

· Assurer la coordination du suivi et de l'application des procédures (avec les scolarités, au sein du service et avec les partenaires extérieurs)

· Identifier les écarts de pratiques et proposer des solutions d'harmonisation et de simplification

Rédaction et documentation de référence:

· Participer à la rédaction du Guide des procédures, du règlement des études et de tout document de cadrage émanant du SES

· Coordonner la rédaction et la mise à jour des documents et supports de communication de référence (fiches procédures, mémentos, pages du site internet, etc.)

· Veiller à la cohérence, à la lisibilité et à la diffusion de ces documents auprès des publics concernés

Expertise et conseil réglementaire:

· Assurer le rôle de référent réglementaire sur les questions de scolarité auprès des composantes

· Effectuer une veille juridique et réglementaire et en assurer la diffusion

· Conseiller et accompagner les équipes dans l'application de la réglementation et dans le traitement des situations complexes

Animation et amélioration continue:

· Organiser et animer des groupes de travail sur des thématiques spécifiques

· Contribuer à l'amélioration continue des pratiques et des outils de scolarité

Activités associées :

Accueillir et orienter les différents usagers
Accueil physique et téléphonique
Travailler en collaboration avec les services scolarité des composantes
Apporter une assistance et une expertise en matière de scolarité dans le cadre de ses missions
Mettre en oeuvre les procédures de gestion administrative

Connaissances

- Connaissance générale des techniques de secrétariat et/ou gestion administrative

- Connaissance générale des statuts, règlements et procédures relatives à la gestion de la scolarité

- Connaissance générale des textes législatifs et réglementaires

- Connaître les circuits de circulation des documents entre les différents services et responsables

Savoir-faire

- Maîtrise de l'environnement bureautique et des outils informatiques de scolarité (APOGEE)

- Maîtrise des techniques de communication (courriers, téléphone, courriers électroniques

- Maîtrise de l'organisation et du fonctionnement de l'enseignement supérieur et de la Recherche

Savoir-être

- Discrétion

- Sens du contact

- Diplomatie