Secrétaire de Scolarité H/F - Service Public
Les missions du poste
Poste au sein de l'Institut d'Administration des Entreprises/Faculté Droit Sciences Economiques
Activités essentielles du poste
Auprès de la responsable de scolarité, la.le secrétaire de scolarité sera en charge de la gestion administrative des étudiants des filières banque, assurance en masters et en licence professionnelle.
Elle gèrera également la licence professionnelle Gestion des Organisations Agricoles et Agroalimentaires en partenariat avec la Chambre d'Agriculture de Bretagne.
La personne recrutée devra être à l'aise avec des publics variés dont la particularité d'une des formations est d'être en partenariat avec l'ES Banque.
Elle devra savoir s'adapter à des profils d'étudiants diversifiés: étudiants en formation initiale, étudiants en alternance, étudiants en reprise d'études.
Missions
Assure l'accueil physique et téléphonique, la réception et le traitement des courriers et courriels des étudiants et des intervenants de ses filières de formation.
Met à jour et prépare tous les documents préalablement à la rentrée universitaire: paramétrage des outils informatiques, dossiers de candidatures, dossiers d'inscriptions, suivi des étudiants boursiers...
Assure la gestion des dossiers des étudiants de ses filières en cours d'année et en relation avec les partenaires: demandes de transfert, opérations d'encaissement et de remboursement, édition des cartes d'étudiant, conventions de stage...
Créé et saisit les emplois du temps des formations suivies sur le logiciel spécifique.
Met en application dans le logiciel APOGEE les décisions liées à la scolarité : structures d'enseignement (création et saisie du schéma de formation, réactualisations éventuelles), modalités de collecte (MCC, liens de correspondance, règles de calcul de note et de résultat), charges d'enseignement et codes CNU, ...
Prépare les sessions d'examens : vérification des calendriers des examens, sujets (collecte et éventuellement reprographie)
Contrôle l'assiduité des étudiants
Saisit et calcule dans le logiciel APOGEE les notes et résultats, établit le maquettage des relevés de notes et des procès-verbaux de jury
Rédige, met en forme des documents divers (courriers, certificats administratifs, livrets de formation, contrats pédagogiques ...) et les diffuse (ex. : listes d'émargement...)
Participe à la bonne information des étudiants (affichage, courriel, plateforme Moodle le cas échéant...).
Le profil recherché
Diplôme de niveau 4 (baccalauréat)
Expérience exigée dans le domaine de la scolarité
Aisance relationnelle et sens du contact : vous appréciez le travail en relation avec les étudiants, les enseignants, les personnels administratifs et les différents partenaires, ainsi que le travail en équipe
Connaissance de l'environnement de l'enseignement supérieur et de ses réseaux professionnels.
Qualités d'accueil et de communication, à l'oral comme à l'écrit, en présentiel comme à distance.
Bonne maîtrise de l'environnement numérique et des outils de communication en ligne.
Recueillir, traiter et transmettre les informations utiles, et assurer un reporting régulier auprès de sa hiérarchie.
Utiliser avec aisance les logiciels et applications spécifiques à la gestion de la scolarité.
Organiser et prioriser son activité dans un environnement soumis à des échéances multiples et à des contraintes de calendrier.
Qualités professionnelles
Sens de l'organisation et capacité à prioriser, y compris en période de forte activité.
Réactivité et capacité d'adaptation face aux demandes et aux situations imprévues.
Rigueur, fiabilité et souci de la qualité dans le suivi des dossiers.
Discrétion et respect de la confidentialité, indispensables dans la gestion des informations relatives aux étudiants et aux personnels.
Excellent sens relationnel, avec une capacité à instaurer des échanges professionnels, courtois et constructifs.
Autonomie et esprit d'initiative, dans le respect des procédures et du cadre de fonctionnement du service.
