Secrétaire Pédagogique - Mention 2Nd Degré Mi-Temps - Inspe Toulouse Rangueil H/F - Service Public

L'Institut national supérieur du professorat et de l'éducation Toulouse Occitanie-Pyrénées (Inspé) est la composante de l'Université Toulouse Jean Jaurès qui forme les enseignants et les personnels d'éducation de l'académie de Toulouse, en lien avec les universités toulousaines, le rectorat et les établissements scolaires. Il est présent dans huit départements d'Occitanie, avec dix sites de formation dont trois à Toulouse.

Le site de Rangueil porte les Masters des domaines Sciences et Technologies : mathématiques, sciences de la vie et de la Terre, biotechnologies, sciences et techniques médico-sociales, sciences industrielles de l'ingénieur et disciplines technologiques et industrielles (voie professionnelle).

Vous participez à l'organisation administrative et pédagogique des Masters. Vous assurez la continuité du suivi des étudiants, stagiaires, enseignants et partenaires, en lien avec les responsables pédagogiques, les équipes enseignantes, les services de scolarité, le rectorat, les écoles et les établissements d'accueil. Une secrétaire pédagogique à temps complet est également présente sur le site.
Votre périmètre couvre 6 Masters et 6 Diplômes inter-universitaires (Mathématiques, Sciences de la Vie et de la Terre, Biotechnologies, Sciences et Techniques Médico-Sociales, Sciences Industrielles de l'Ingénieur, Disciplines des Secteurs Technologiques et Industriels - Voie Professionnelle), soit un peu plus de 500 étudiants en 2026-2027.

Vous assurez la gestion administrative, pédagogique et logistique des formations relevant des Masters MEEF 2nd degré, en garantissant la qualité du service rendu aux usagers, la fiabilité des données de scolarité et une bonne coordination.

Vos principales missions et activités consisteront à :

1. Accueil, information et suivi des publics

• Accueillir, informer et orienter étudiants, stagiaires, enseignants, formateurs et partenaires.
• Répondre aux questions sur les inscriptions, emplois du temps, examens, stages, jurys et démarches administratives.
• Diffuser les informations pédagogiques, réglementaires et organisationnelles.
• Suivre les situations individuelles et orienter les demandes spécifiques vers les bons interlocuteurs.

2. Gestion administrative et pédagogique des formations

• Suivre les inscriptions administratives et pédagogiques.
  Tenir à jour les listes, effectifs, groupes, parcours et tableaux de suivi (dont l'assiduité).
• Saisir, contrôler et fiabiliser les données dans les applications métiers.
• Préparer les documents liés aux enseignements, évaluations, commissions et jurys.
• Classer et archiver les dossiers en garantissant leur traçabilité.

3. Organisation logistique des enseignements et des évaluations

• Préparer et suivre les emplois du temps ; réserver les salles et coordonner enseignants et services concernés.
• Affecter les étudiants aux groupes, UE, séminaires ou dispositifs spécifiques.
• Organiser les examens, oraux, soutenances, commissions et jurys.
  Saisir, contrôler et transmettre les notes et résultats dans APOGÉE et/ou SNWEB.

4. Stages, professionnalisation et relations partenariales

• Suivre administrativement les stages M1/M2 et les périodes de professionnalisation : voeux, conventions, affectations.
• Collecter les pièces nécessaires : conventions, évaluations, avis de tuteurs, rapports ou justificatifs.
• Assurer le lien avec les écoles, établissements scolaires, tuteurs, rectorat et services internes.
• Contribuer, selon les mentions, à l'organisation des visites en établissement, au suivi des dossiers de titularisation ou d'alternance et au suivi des missions des tuteurs.
• Suivre les UE libres et les langues, et transmettre les notes à la scolarité.
  Environnement relationnel

Poste de catégorie C à 50% d'une durée de 12 mois.

Connaissances

• Organisation de l'enseignement supérieur et de la formation des enseignants.
• Procédures de scolarité universitaire.
• Fonctionnement des stages, examens, jurys et dispositifs de professionnalisation.
• Règles de confidentialité et de gestion des données administratives.

Compétences métier

• Gérer des dossiers administratifs et pédagogiques.
• Saisir, contrôler et fiabiliser des données.
• Produire listes, tableaux de suivi et documents administratifs.
• Organiser examens, commissions, réunions et activités pédagogiques.
• Utiliser les outils bureautiques et les applications métiers.
• Tenir des échéances contraintes et assurer la traçabilité des informations.

Savoir-être

• Sens de l'accueil et du service public.
• Organisation, rigueur et aisance relationnelle, pour travailler avec de nombreux interlocuteurs.
• Polyvalence, adaptabilité et réactivité face aux pics d'activité.
• Autonomie dans le cadre des procédures définies.
• Travail avec plusieurs équipes et communication écrite et orale adaptée à chaque interlocuteur.
• Discrétion professionnelle et neutralité.

Outils utilisés

Apogée, SNWeb, SAGHE, Moodle, Mon Master, e-Candidat, SAGA, PARTAGE, outils de planification, messagerie, tableur, traitement de texte et espaces collaboratifs internes.

La maîtrise préalable de tous ces outils n'est pas indispensable : une capacité d'apprentissage rapide est attendue, et des formations seront dispensées.

Diplôme requis : Niveau 3 minimum (CAP, BEP).

Une expérience en secrétariat pédagogique, gestion de scolarité ou administration de formation est souhaitée.

Avantages et cadre de travail

• Un site à taille humaine, bien desservi par les transports en commun, avec parking.
• Un restaurant du CROUS à proximité, à tarif préférentiel.
• L'accès aux offres et services d'action sociale et culturelle de l'Université Jean Jaurès (activités sportives et culturelles, séjours pour les enfants, aides au logement, offres chez les prestataires partenaires...)
• Pour un temps complet, 60 jours de congés par an (RTT inclus), pris principalement pendant les fermetures du site.
• Un accompagnement à la prise de fonction avec des actions de formation