Secretaire Mi-Temps Unite Formation Enseignement et Recherche et Mi-Temps Secretaire de la Coordi H/F - GHU Paris psychiatrie et neurosciences
Les missions du poste
DESCRIPTION PÔLE/SERVICE
Présentation générale du pôle :
Le Pôle Psychiatrie Précarité est un pôle du GHU Paris - Psychiatrie & Neurosciences. Il est composé de 6 structures internes :
- Le service d'appui « Santé Mentale et Exclusion Sociale » (SMES), composé lui-même de 2 unités fonctionnelles : l'Equipe Mobile Psychiatrie-Précarité (EMPP Sud) et l'unité « Atelier et Chantiers Thérapeutiques ».
- Les EMPP Nord de Paris, 3 équipes réparties en territoires bien définis.
- La consultation pour migrants, CAPsyS.
- La PASS généraliste en milieu psychiatrique.
- L'unité fonctionnelle de formation, de recherche et d'enseignement
- L'unité Psychologues, consultations avancées en structures AHI, mesure 9 du Ségur.
De plus, le pôle porte la valence sanitaire du dispositif « Un Chez Soi d'Abord »
Vous trouverez en suivant le lien une description du pôle : https://www.ghu-paris.fr/fr/pole-psychiatrie-precarite
MISSIONS GÉNÉRALES
Organisation et gestion des tâches et obligations administratives relatives à l'accueil et au parcours des usagers ainsi qu'aux missions du pôle Psychiatrie-Précarité et plus particulièrement de la coordination du pôle
MISSIONS SECRETARIATUNITE FORMATION ENSEIGNEMENT RECHERCHE :
- Accueillir physiquement et téléphoniquement les divers publics (patients, familles, professionnels, etc.)
- Informer, orienter et filtrer les appels etdemandes téléphoniques internes et externes
- Rassembler et coordonner les différentes demandes
- Assurer la gestion de 2 plannings Outlook, l'un pour l'activité publique, l'autre pour l'activité libérale, et gestiondes RDV médicaux (prises de RDV, annulations, reports)
- Rédiger et mettre en forme divers documents (courriers, certificats médicaux, etc.) + dictées vocales
- Rendre compte de l'activité médicale (saisie des données)
- Prendre des notes pour la rédaction des comptes rendus de réunions
- Instruire le dossier patient informatisé HM (création, tenue et classement)
- Vérification des informations administratives concernant le patient dans le cadre de l'identito-vigilance
- Créer les outils adéquats (tableaux de bord) pour statistiques internes, rapport d'activité
- Rechercher les informations nécessaires des patients connus d'autres hôpitaux (CRH...) dans le respect du secret médical
- Commander les ambulances GHU (PTAH) ; appel Taxi pour patients si besoin
- Commander et gérer les besoins en interprètes si besoin (rare)
- Gérer les fournitures de bureau, les timbres (en coopération avec le vaguemestre), les tickets restaurant et suivre la maintenance des locaux (usage de CARL master, CARL Flash), en étroite collaboration avec la cadre de pôle
- Gérer et organiser les réunions d'équipe par Microsoft Team si besoin
MISSIONSSECRETARIATDE LA COORDINATION DE POLE:
- Accueil physique et téléphonique
- Secrétariat de la coordination: de la cheffe de pôle et de l'assistante de pôle. Missions spécifiques
- Rédaction et/ou traitement des courriers, saisie tenue et suivi des comptes rendus, archivage
- Centralisation des informations du pôle et de l'établissement, transmission de l'information aux professionnels concernés
- Assurer un appui technique pour HM
- Saisir le planning des médecins du pôle (e-gtt Médical) en coopération avec les secrétaires
-Actualiser le classeur cyberattaque
- Superviser la salle d'attente, en étroite collaboration avec son collègue
- Participer à la démarche qualité
- De plus, relai du secrétaire du SMES en son absence
- A titre exceptionnel, assurer un remplacement ponctuel entre secrétaires si besoin de garantir la continuité de service
Contraintes du poste :
- Organiser ses vacances avec ses collègues secrétaires du pôle pour la continuité de la fonction (présence obligatoire d'une secrétaire pour tout le pôle)
- Accepter une journée de mise en situation avant le recrutement
Le profil recherché
Compétences requises:
- Discrétion et respect de la confidentialité
- Rigueur, méthode, sens des responsabilités et de l'organisation
- Disponibilité, souplesse, constructivité
- Sens de la répartition des tâches pour une organisation de la continuité du poste
- Maîtrise des outils informatiques (Outlook, Word, Excel, Carl, Logon, Microsoft Teams Zoom etc.)
- Aptitudes rédactionnelles (orthographe, syntaxe); si possible anglais courant
- Aptitudes relationnelles et sens du travail en équipe pluri-professionnelle
Modalités de recrutement :
- Mise en stage et titularisation, mutation, détachement, ou CDD puis CDI
- Salaire selon la grille de la FPH (plus prime Ségur)
- Congés: 28jours de congés par an, 15 RTT dont un jour de solidarité
-Partenariat avec réseau de crèches
- Accès au CGOS
- Tickets restaurant par jour de présence
Adresser CV et lettre de motivation, ainsi que les trois dernières notations, de préférence par mail à:
Dre LAUNAY: ****@****.** ; Pr BAYLE: ****@****.** et Cadre de pôle: ****@****.**
Secrétariat: ****@****.**
