Secrétaire d'Accueil H/F - Confluence Sociale

Confluence Sociale existe depuis les années 2000, créée par un psychiatre qui avait à coeur d'aider les personnes fragile au-delà de la mission thérapeutique, elle fait partie des 4 associations tutélaires de Loire-Atlantique (CRIFO, UDAF ATIMP), et à la particularité d'accueillir un public souffrant de pathologies psy.
Nous recherchons pour notre service d'accueil, une personne en temps partiel évolutif pour :
- Accueillir le public se présentant à l'association en veillant à ce que chacun puisse attendre dans de bonnes conditions
- Répondre aux appels téléphoniques arrivant au standard ( 300 appels / jour)
- tri et indexation du courrier

Positionnement du poste dans l'organisation du Service PJM :
- Sous l'autorité de la direction et de la Responsable RH, il/elle assure les tâches administratives en lien avec l'accueil du public de l'association.

I - MISSIONS ET ATTRIBUTIONS
1- Accueil et visites
- Participe aux missions d'accueil de l'Association, (tri courriers, accueil physique et téléphonique du public)
- Veille au bon déroulement des visites pouvant poser des problèmes de sécurité
2- Administratif
- Collabore au développement de l'environnement administratif de la personne protégée en étant déployée sur des missions ponctuelles : Archivage ; CRG ; Révision d'outils.
- Procède en lien avec les secrétaires à la GED et l'indexation des documents de la vie courante des majeurs
- Procède en lien avec les comptables à la GED et l'indexation des documents comptables.

3- Organisation du service :
- Participe aux réunions des Services Accueil, Comptabilité et Administrative pour tout sujet concernant ses missions
- En cas d'absence de son binôme assure la suppléance
- Informe la direction de tout dysfonctionnement constaté

4- Représentation du service :
- Participe à l'accueil des intervenants extérieurs et au premier niveau d'information ou de représentation du Service.

III - COMPETENCES ET APTITUDES REQUISES
- Organisation, méthode, sens des priorités, capacités rédactionnelles
- Vigilance, respect de la réglementation et des instructions données
- Esprit d'initiative et sens du compte-rendu
- Disponibilité et réactivité
Cette liste n'est pas exhaustive et pourra être amendée en fonction des besoins de Confluence Sociale.

- Contrat : CDD surcroit d'activité longue durée en temps partiel (28h /sem) du lundi au vendredi
A pourvoir dès que possible
- 2198 € BRUT mensuel / temps plein
- 50% prime de transport (transports en commun)
- Restaurant d'entreprise prise en charge employeur à hauteur de 70%

Experience: 5 An(s)

Compétences: Agent d'accueil et de secrétariat,Logiciels de gestion d'appels téléphoniques,Assurer un rôle d'interface entre les différents services de l'entreprise,Classer des documents,Collaborer avec d'autres télésecrétaires pour gérer les flux de travail,Gérer l'accueil téléphonique

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Activités juridiques

Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Faire preuve de contrôle de soi : Capacité à garder le contrôle de soi pour agir efficacement face à des situations irritantes, imprévues, stressantes.
Etre à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.