Assistant de Direction Supply Chain H/F - Mane

L'Assistante de Direction Supply Chain accompagne le Directeur Supply Chain dans la gestion quotidienne de ses activités et contribue au bon fonctionnement administratif et opérationnel du centre Supply Chain basé à Sophia Antipolis.
Elle assure notamment la coordination des activités administratives, le suivi des opérations de maintenance, la relation avec les prestataires externes et les interfaces avec le service informatique. Elle prend également en charge la création et le suivi des demandes de recrutement pour les équipes Supply Chain.

Principales activités

1. Assistance au Directeur Supply Chain :
-Gérer l'agenda et organiser les rendez-vous du Directeur Supply Chain.
-Planifier et coordonner les réunions internes et externes.
-Assurer le suivi des actions décidées en réunion.
-Préparer et mettre en forme des présentations, tableaux de bord et documents de synthèse.
-Assurer la circulation des informations auprès des interlocuteurs concernés.
-Garantir la confidentialité des informations traitées.

2. Administration du centre Supply Chain :
-Assurer le suivi administratif et opérationnel des activités du centre Supply Chain.
-Centraliser les demandes des équipes et assurer leur transmission aux interlocuteurs appropriés.
-Gérer et suivre les opérations de maintenance des locaux, équipements et installations.
-Enregistrer les demandes d'intervention et suivre leur avancement jusqu'à leur résolution.
-Planifier les interventions avec les prestataires externes.
-Contrôler la bonne réalisation des prestations et alerter en cas de retard ou de dysfonctionnement.
-Assurer le suivi des contrats, devis, bons de commande et factures liés aux prestations.
-Coordonner les demandes avec les services internes concernés, notamment le service informatique, les Services Généraux, les Achats et la Finance.
-Mettre à jour les fichiers de suivi, bases de données et indicateurs d'activité.
-Veiller à la bonne diffusion des informations administratives auprès des équipes Supply Chain.

3. Gestion et suivi des demandes de recrutement :
-Recueillir les besoins en recrutement auprès des responsables Supply Chain.
-Préparer et créer les demandes de recrutement dans les outils ou systèmes internes.
-Vérifier la conformité et l'exhaustivité des informations transmises.
-Assurer le suivi des demandes auprès des Ressources Humaines et des managers concernés.
-Mettre à jour les tableaux de suivi des recrutements.
-Suivre les principales étapes du processus : validation du besoin, publication, entretiens, sélection et intégration.
-Préparer les éléments administratifs nécessaires à l'arrivée des nouveaux collaborateurs.
-Contribuer à la mise à jour du manuel de service, des organigrammes et des effectifs Supply Chain.

Compétences requises & techniques :
-Maîtrise des outils bureautiques, notamment Word, Excel, PowerPoint et Outlook.
-Bonne capacité à organiser et suivre plusieurs dossiers simultanément.
-Aisance dans la préparation de documents, comptes rendus et tableaux de suivi.
-Connaissance des processus administratifs et de recrutement.
-La connaissance de SAP et PBI constitue un atout.
-Bon niveau de communication écrite et orale en français.
-Anglais professionnel.

Qualités personnelles :
-Sens de l'organisation et des priorités.
-Rigueur et fiabilité.
-Réactivité et capacité d'anticipation.
-Aisance relationnelle et diplomatie.
-Esprit de service.
-Autonomie.
-Discrétion et respect de la confidentialité.
-Capacité à travailler avec des interlocuteurs variés.