Assistant .E de Direction H/F - Service Public
Les missions du poste
La DRAAF Occitanie est un service déconcentré du Ministère de l'agriculture, de l'agro-alimentaire et de la souveraineté alimentaire. Placée sous l'autorité du Préfet de région, elle exerce ses missions dans les domaines suivants : économie des filières agricoles, agroalimentaires et forestières, alimentation et sécurité sanitaire, territoires ruraux et foncier, enseignement technique agricole, agroécologie, eau, information statistique économique et géographique
Sa communauté de travail est composée d'environ 320 agents répartis en 7 services déployés sur 3 sites (Toulouse, Montpellier, Perpignan).
Description du poste :
Le secrétariat de direction de la DRAAF Occitanie est composé de 2 assistant.e.s, l'un.e. à Toulouse, l'autre sur Montpellier.
L'assistant.e de direction est le relais fonctionnel entre les services ou les missions de la DRAAF et la direction. Il.elle est également le contact avec les partenaires institutionnels dans les champs de compétences de la DRAAF.
Missions :
Assister le directeur régional et le directeur-adjoint sur le site de Toulouse dans l'organisation quotidienne de leurs activités et apporter un appui au chef de cabinet
DESCRIPTION DES MISSIONS :
Assurer l'accueil téléphonique et physique (filtrage)
Gérer l'agenda du directeur et du directeur adjoint de Toulouse
Préparer les dossiers de réunion de la Direction, en lien avec l'assistante de direction de Montpellier et le chef de Cabinet
Vérifier le courrier arrivé
Enregistrer et suivre les courriers signalés ainsi que les réponses soumises à la signature de la préfecture
Organiser les déplacements du directeur et son adjoint et le suivi de leurs frais de déplacements
Organiser les réunions ou séminaires pilotés par la direction
Classer et archiver les dossiers de la direction
Suivre les plannings de congés des membres du CODIR
Coordonner et animer le secrétariat de direction
Contribuer à la tenue à jour du répertoire modèles
Suivre les fournitures de bureau de la direction sur Toulouse
Par intérim :
- gérer les messageries électroniques des boites fonctionnelles
- Suivre les entretiens professionnels des membres du CODIR
- Mettre à jour le fichier d'adresses et de communication des interlocuteurs de la DRAAF
CHAMP RELATIONNEL :
Interlocuteurs :
Les chefs de service de la DRAAF et leur secrétariat, les chefs de missions.
Les services de l'Etat en région et en département et leurs secrétariats.
Les établissements scolaires de l'enseignement agricole.
Les partenaires institutionnels et professionnels.
Le profil recherché
SAVOIRS :
Connaissances institutionnelles de l'État (MAASA, préfectures, services de l'État, collectivités, établissements publics...)
SAVOIR-FAIRE :
Maîtrise de la communication orale et téléphonique
Maitrise des outils numériques, bureautiques, téléphoniques (outils de visio, suites bureautiques, logiciels métiers, plateformes collaboratives) et de gestion du courrier, du plan de classement, du système d'information
Capacité d'analyse et de synthèse
Qualités rédactionnelles et organisationnelles
Réactivité
Discrétion
Connaissance du bon usage de l'intelligence artificielle
Connaissance des partenaires de l'Etat (collectivités, chambres consulaires ...)
