Secrétaire Polyvalent à l'EHPAD le Saphir - Ccas de Toulon H/F - Centres communaux d'Action Sociale
Les missions du poste
Présentation du CCAS
Le Centre Communal d'Action Sociale (CCAS) de TOULON est un établissement public administratif qui met en oeuvre la politique sociale communale en organisant des actions de solidarité dans la lutte contre l'exclusion et dans l'accompagnement des personnes âgées ou en situation de handicap.
Il dispose de trois Directions encadrées par une Direction Générale : Direction de l'Autonomie, Direction de l'Inclusion et de la Solidarité, Direction des Ressources Moyens Généraux.
Présentation de la Direction de l'Autonomie
La Direction de l'Autonomie met en oeuvre les orientations en matière de politique d'action sociale de la collectivité en faveur du parcours de vie des personnes âgées et des personnes en situation de handicap. Elle conduit la politique sociale en faveur de l'autonomie et son évaluation. Elle pilote, coordonne et adapte son offre de services (CLIC, SAD, Résidences Autonomies et EHPAD) pour répondre aux besoins de la population cible.
Présentation de l'établissement Le Saphir
L'établissement hébergeant des personnes âgées dépendantes (EHPAD) Le Saphir dispose de 90 lits. Sa gestion courante est assurée par un chef d'établissement.
La coordination de l'activité des soins est assurée par l'infirmier coordinateur, en lien avec le médecin coordonnateur de l'établissement, la coordination de l'activité hôtelière est assurée par l'adjointe au Chef d'établissement. L'ensemble des activités sont supervisées par le chef d'établissement.
L'établissement dispose d'une Unité Protégée (UP) pour les personnes atteintes de la maladie d'Alzheimer ou apparentée avec un espace de stimulation sensorielle et d'un Pôle d'Activité et de Soins Adaptés (PASA) pour accueillir en semaine, nos résidents, par groupes homogènes, autour de différentes activités qui visent à stimuler les capacités cognitives restantes.
L'évolution de l'EHPAD s'inscrit dans une démarche qualité visant à favoriser la prise en charge globale des résidents par une équipe pluridisciplinaire mobilisée et formée à la bientraitance au travers du projet d'établissement.
Consultez le détail complet de l'offre sur la page https://www.emploi-territorial.fr/offre/o083261109000719-secretaire-polyvalent-e-ehpad-le-saphir?pk_campaign=ep ou en cliquant sur le bouton "Postuler sur le site employeur".
Le profil recherché
Conditions d'accès au poste
Emploi accessible sans formation spécifique.
Niveau CAP ou BEP minimum requis.
Maîtrise des outils bureautiques, notamment Word et Excel.
Formation interne obligatoire à :
la réglementation applicable aux EHPAD ;
la gestion des marchés publics ;
les procédures de suivi de la facturation.
Connaissance de la Charte des droits et libertés de la personne accueillie ainsi que de la Charte des droits et libertés de la personne âgée dépendante.
Compétences techniques
Organisation et gestion administrative
Organiser son travail avec méthode et savoir identifier les urgences et les priorités.
Rassembler, vérifier et classer les documents selon les procédures administratives en vigueur.
Assurer le suivi et la mise à jour des dossiers et fichiers.
Réaliser les opérations de classement et d'archivage.
Secrétariat et bureautique
Saisir, mettre en forme et présenter différents documents administratifs (courriers, comptes rendus, rapports, tableaux de suivi, etc.).
Effectuer la saisie informatique de données.
Utiliser efficacement les logiciels bureautiques et les applications métiers.
Accueil et communication
Accueillir, renseigner et orienter les usagers, les familles, les agents et les partenaires extérieurs.
Recevoir, filtrer et transmettre les communications téléphoniques.
Assurer la diffusion du courrier et des informations internes.
Connaissances professionnelles
Maîtriser le vocabulaire technique lié au secteur médico-social et à l'environnement des EHPAD.
Appliquer les procédures administratives et réglementaires propres à l'établissement.
Savoir-être
Faire preuve d'un fort sens du service public.
Avoir le goût du travail en équipe et de la coopération.
Disposer d'excellentes qualités relationnelles et d'un sens de la diplomatie.
S'adapter à des interlocuteurs variés et à des situations diverses.
Faire preuve de discrétion, de rigueur et d'organisation.
Être réactif et savoir rendre compte à sa hiérarchie.
Respecter strictement la confidentialité des informations traitées et le secret professionnel.
Contraintes et exigences du poste
Faire preuve de disponibilité en fonction des nécessités de service.
Anticiper et planifier les absences statutaires programmables sur l'année.
Assurer une utilisation optimale des outils informatiques et des logiciels métiers spécifiques.
Poste non éligible au télétravail en raison des missions d'accueil, de gestion administrative et de la continuité du service.
