Gestionnaire de Scolarité H/F - Service Public

La formation initiale est composée de 4 pôles situés sur le campus de
Palaiseau : « Parcours académiques », « Services aux étudiants », « Profil
étudiants et insertion » et « Administratif et financier ». Le poste est situé au
sein du pôle « Parcours académiques » composé d'un chef de pôle, un(e)
adjoint(e), une assistante, 1 chargé de mission scolarité masters, 8
gestionnaires de scolarité, 4 chargés de mission sur l'appui logistique et
multimedia. Le pôle « Parcours académiques » travaille en lien étroit avec les
directions des études et de la pédagogie des autres campus AgroParisTech

Objectifs du poste :
Gestion de la scolarité des élèves ingénieurs de 3ème année et assimilés
(échanges interuniversitaires).

Description des missions :
Gérer les aspects administratifs
Admission (organisation de la rentrée), inscriptions administratives des
étudiants (vérification des données, des pièces jointes et validation des
inscriptions), organisation de la rentrée, mise à jour des données dans l'outil
de gestion SynapseS, commande et distribution des cartes d'étudiant,
validation des bourses sur Aglaé et suivi, vérifications des paiements,
conventions de stage (aide à l'établissement, vérifications/corrections/suivi
des conventions), expérience à l'internationale
(décompte/vérification/diffusion,..).

Gérer les aspects pédagogiques de la scolarité
Inscription des étudiants dans les enseignements, diffusion des listes,
récupération et diffusion des emplois du temps, collecte et enregistrement des
résultats, mise à jour de l'offre pédagogique, suivi simultané des étudiants n-1
et n pendant le 1er semestre puis n et n+1 au 2nd semestre, gestion du
TOEIC (inscription et résultats), saisie des notes dans synapses, éditions des
bulletins de notes et attestations diverses, suivi des futurs 3A lors des
campagnes de choix, gestion des différentes populations de 3A (dominante
d'approfondissement, double diplôme, en formation extérieure, étudiants
accueillis) .

Gérer la diplomation
Vérifications des conditions à la diplomation en collaboration avec les
gestionnaires des autres sites (Nancy, Montpellier, Orléans) et des autres
niveaux (1A, 2A, Master), organisation administrative de la remise des
diplômes RDD (impression et mise sous pli des diplômes, RN et suppléments
au diplôme).

Accueillir, informer, orienter et accompagner les divers publics (étudiants,
enseignants, personnels administratifs).

Administrer et exploiter des bases de données relatives à la scolarité.

Gérer les informations écrites (courriers, courriels, mettre en forme des
documents, établissement des attestations) et orales (téléphone, visite,
accueil) pour en assurer la réception, la retranscription et la diffusion avec les
supports adaptés.

Classer et archiver l'ensemble des supports recueillis et produits.

Savoirs :
Connaissance de
l'organisation et du
fonctionnement de
l'enseignement supérieur et
de la recherche
- Outils et applications
bureautiques etdes systèmes
informatiques liés
spécifiquement à l'activité
(outil de gestion de scolarité
SynapseS)
- Bases du domaine et
procédures
administratives
- Techniques générales de secrétariat

Savoir-faire / Savoir-être :
Anticiper une
situation et son
évolution
- Communiquer en
informant pourrendre
compte
- Appliquer une règle
telle uneprocédure
- Communiquer en
accueillant unpublic
- Rédiger un document
d'information de type
compte renduSavoir-être
- Rigueur administrative
- Sens de l'écoute et de travail en équipe